Hoe selfbilling bij Rvdb handmatig werk drastisch vermindert

Halverwege 2020 introduceerden we de module self billing. Hiermee ging een wens van veel gebruikers in vervulling. Na een half jaar waren wij erg benieuwd naar de eerste ervaringen met deze module. Daarom spraken we met Caroline van ’t Pad Bosch van Rvdb, één van de eerste gebruikers van deze module. Ontdek waarom Caroline zo enthousiast is over deze module.  

‍

Met lef de status quo doorbreken 
Rvdb zoekt, selecteert, verbindt en ontwikkelt mensen in het HR-vak. Ze geloven er bij Rvdb stellig in dat HR anders kan. Er is oog voor individuen en teams in de organisatie. Want, mensen maken het verschil. De 120 Rvdb medewerkers hebben lef en durven de status quo te doorbreken.  

Caroline is projectadministrateur op de financiële administratie. In deze rol is zij onder andere verantwoordelijk voor het succesvol implementeren van self billing binnen de organisatie.  

‍

Pilot fase en inrichting 
Rvdb begon tijdens de pilotfase met enkele zzp’ers. Voor Caroline was het proces ‘achter de schermen’ van Yoobi nieuw. Voorheen werkte ze als recruitment assistant voornamelijk aan de voorkant van Yoobi. Ze vond het echter direct een leuke uitdaging om ook de andere kant onder de knie te krijgen. 

Samen met Jurriaan (consultant van Yoobi) doorliep ze het volledige proces omtrent de inrichting. Hoe maak je self billing relaties en orders aan? Hoe werkt het factureren van self-billing orders?  

Het was ontzettend fijn dat Jurriaan me echt aan de hand nam en mij stap voor stap door alle processen heeft geholpen. Ik heb hier ontzettend veel van geleerd.

Inmiddels is Caroline een echte pro en regelt ze maandelijks de self billing in een handomdraai.  

‍

Drastisch minder handmatige processen 
Caroline geeft aan dat er drastisch minder handmatige processen zijn. Inmiddels heeft Caroline drie keer een volledige maand self billing orders verwerkt en ze is erg te spreken over hoe dit verloopt.  

Door te werken met Yoobi self billing vervallen er een hoop handmatige processen. Voorheen verloor ik veel tijd met het controleren van inkoopfacturen. Nu ben je initieel één keer tijd kwijt aan het juist invoeren van de basis en vervolgens kan je, na accordering door de opdrachtgever blind inkoopfacturen versturen. De registratie in Yoobi is immers leidend. Er zijn niet langer meerdere mensen bezig met 1 factuur. Ideaal!

‍

 Voordelen voor de zzp’ers 
Natuurlijk zag Caroline in het begin ook beren op de weg. ‘Want hoe overtuig je al die zzp’ers dat self billing een goede oplossing voor hen is, en niet alleen voor ons?’  

We geven nu aan bij de zzp’ers wat de voordelen voor hen zijn. We steken het echt in als ontzorgen van de zzp’er en geven aan dat ze met dit proces ook sneller hun factuur voldaan krijgen. Zolang ze hun uren correct invullen gaat de rest vanzelf. Uiteraard verloopt dit self billing proces volgens alle belastingrichtlijnen.

‍

Blindelings inkoopfacturen maken
Inmiddels zijn er 50 zzp’ers die via Rvdb gebruik maken van self billing. Caroline legt aan al deze zzp’ers uit waarom een goede urenregistratie belangrijk is. De urenregistratie is de basis, hierdoor verloopt het proces volledig foutloos en zo kan Caroline efficiënte en blindelings inkoopfacturen vervaardigen.  

‍

Zoals eerder vermeld is de urenregistratie in Yoobi leidend voor het maken van de self billing factuur. Wanneer een zzp’er achteraf constateert dat er foutieve uren zijn geregistreerd wordt dit hersteld via de helpdesk. Vervolgens maakt Caroline een nieuwe factuur aan met het juiste volgnummer.  

‍

Wensen 
Vragen stellen voor dit verhaal was eigenlijk niet nodig, zó enthousiast is Caroline over onze self billing module. Toch was daar die hamvraag waar we heel graag een antwoord op willen. Heb je nog wensen om Yoobi te verbeteren?  

Eigenlijk heeft Caroline niet zo gek veel te wensen. Als er al iets beter kan dan zou ze makkelijker informatie op onze supportwebsite willen vinden. Ze vindt nu niet altijd direct wat ze zoekt. 

Gelukkig maakt Rvdb gebruik van premium support en zo worden ingestuurde supportmeldingen met voorrang behandeld.  

Dikke pluim voor de supportafdeling en met name Mercedes en Ruthger waar ik veel contact mee heb.

‍
Meer weten over self billing?
Benieuwd wat self-billing jouw organisatie brengt? Neem dan gerust contact met ons op via sales@yoobi.nl of download ons e-book over self-billing.

‍