OIII architecten automatiseert klantgerichte bedrijfsprocessen

Goede begeleiding vanaf dag 1

Voorheen werkte OIII architecten met een verouderd systeem voor onder meer de urenregistratie en werd Microsoft Word gebruikt voor de facturatie. Deze programma's voldeden niet meer aan de wensen en eisen van het bureau. Het vastlopen van systemen en het vele handmatige werk zorgde voor tijdverlies op belangrijke momenten. In de zoektocht naar een nieuwe softwareleverancier kwam Yoobi in zicht. Direct viel de transparantie van ons bedrijf op; de prijzen op de website en de eenvoudige manier van contact opnemen. De prijs was in eerste instantie een groot voordeel voor het bureau, en al gauw bleek dat de functionaliteiten en mogelijkheden binnen de software aansloten bij de behoeften van het architectenbureau. Fatima vertelt:

We kwamen in contact met consultant Jurriaan en hij heeft het gebruik van de software en de verschillende modules helder uitgelegd. Het potentieel van de software sloot goed aan. De flexibiliteit in op- en afschalen en het inrichten van de software op basis van onze wensen, gaf de doorslag. Inmiddels zijn we een paar jaar verder en nog altijd tevreden met de software die het hele kantoor gebruikt.”

Na het goedkeuren van het voorstel volgde de periode van inrichten, data overzetten en implementeren. Dit verliep soepel en werd in het laatste kwartaal van 2021 gerealiseerd. Zo kon het team direct in het nieuwe boekjaar starten met het gebruiken van de software. Fatima zorgde dat het team op de juiste manier werd geïnstrueerd en benadrukt het hoge gebruikersgemak. Haar collega's maken het meest gebruik van de Urenregistratie module, waarbij ze elke dag de uren noteren op de juiste projecten.

Urenverantwoording in een handomdraai geregeld

De urenregistratie is een belangrijk onderdeel voor het bedrijf. Alle collega's vullen de uren in via de timesheet of werken via de timer. Zij registreren de gewerkte uren op een project, zodat er precies wordt bijgehouden hoeveel tijd een activiteit kost. Na het indienen van de uren vindt er een goedkeuring plaats en worden die gegevens vervolgens gebruikt voor de facturatie richting klanten van het architectenbureau. Alles gebeurt in slechts een paar klikken. Door de urenregistratie en projectmanagement is het eenvoudig om het aantal uren bij te houden, de registraties in te zien, projecten vooruit te plannen en om prognoses te maken.

Indien afgesproken wordt de urenstaat toegevoegd als bijlage bij de factuur, zodat de klant precies inziet hoeveel uur er die maand is besteed.

Factureren op fixed-price en uurbasis

Architectenbureaus werken zowel op uurbasis als met een fixed-price. Zo ook OIII architecten. De Facturatiemodule van Yoobi is gekoppeld aan het boekhoudpakket van het bureau: AccountView. Zo staat altijd de juiste informatie in beide systemen en zijn er geen dubbele controles meer nodig. Het architectenbureau maakt gebruik van een gepersonaliseerde factuurtemplate en voegt bijlages toe met urenstaten voor een helder overzicht. De facturatie vindt veelal op momenten plaats waarin een fase van een project is afgerond. Daarin is het belangrijk dat de urenverantwoording op tijd wordt ingediend. In vergelijking met het oude pakket ziet Fatima veel voordelen:

Door te kiezen voor het automatiseren van de verschillende bedrijfsprocessen verloopt alles een stuk sneller. De software is 1 keer goed ingericht op basis van onze wensen en daarna konden we aan de slag. Sindsdien bouwen we onze data op en zijn er veel minder controles en handmatige acties nodig. We ervaren daardoor tijdswinst en betalen minder voor onze licenties, die ook nog eens eenvoudig op- en af te schalen zijn.”

Meer inzicht en eenvoudig verlof aanvragen

Het architectenbureau werkt ook met de module Verlofregistratie van Yoobi. Het team dient eenvoudig een verlofaanvraag in en deze wordt automatisch toegekend.  

Inzicht is een ander belangrijk onderdeel voor het bureau. Naast de standaardrapporten heeft OIII architecten de mogelijkheid om met de Inzichtmodule eigen rapporten samen te stellen met informatie die het bedrijf verder helpt. Die rapporten worden intern gedeeld. Met name het terugzien van het aantal uren en gefactureerde bedragen zorgen voor inzicht. Fatima geeft toe dat het soms een beetje zoeken is, en krijgt het samenstellen van gewenste rapporten steeds meer onder de knie.

Support van hoge kwaliteit

Hoewel er veel vanzelf gaat en het bureau de voordelen ervaart van geautomatiseerde bedrijfsprocessen, komt het voor dat er een vraag ontstaat over de software. Fatima lost veel zelf op en af en toe wordt er contact gezocht met de supportafdeling van Yoobi. Ze zegt hierover:  

Dan is een supportaanvraag eenvoudig aangemaakt en wordt er snel contact gezocht. Yoobi is eenvoudig bereikbaar en het afhandelen van een vraag is zo gedaan. Omdat de software vanaf moment 1 goed is ingericht, lopen we tegen weinig dingen aan. We hebben het naar onze wensen kunnen aanpassen en daardoor raad ik andere architectenbureaus Yoobi aan. Weet goed waar je de software voor wilt gebruiken en kies voor flexibiliteit en kwaliteit tegen een goede prijs-kwaliteitverhouding.”

Meer weten?

‍Ben je benieuwd hoe Yoobi jouw architectenbureau helpt bij het optimaliseren van processen? Neem dan contact op via sales@yoobi.nl.

‍