Klantcase BexerHamstra

Organisatieadviesbureau BexerHamstra is gespecialiseerd in beloningsvraagstukken (compensation & benefits), beloningsbeleid en organisatie-inrichting. Opgericht in 2010 en na een fusie in 2020 werken er inmiddels meer dan 40 mensen; een uitgebreid netwerk van experts op het gebied van beloning, arbeidsvoorwaarden en HR-analytics. Zij worden op projectbasis ingezet ter ondersteuning van de advieswerkzaamheden. Een van de mensen in het team van BexerHamstra is Rien Nijman en hij was medeverantwoordelijk voor de keuze voor Yoobi. Inmiddels werken zij met de modules voor urenregistratie, verlof, facturatie, inzicht en crm.

De organisatie groeide qua projecten en mensen en daardoor ontstond de behoefte aan meer controle op beide onderdelen. Hier werd een oplossing voor gezocht. Yoobi stond in eerste instantie niet op de shortlist, maar via ons boekhoudpakket iMuis kwam Yoobi in beeld. Vervolgens is grondig bekeken of Yoobi past bij de uitdagingen van de organisatie en dat bleek zo te zijn. Naast dat Yoobi voldoet aan de eisen is het laagdrempelig voor de gebruikers.

‍Voordelen van Yoobi

Het werken met Yoobi heeft BexerHamstra veel opgeleverd. Het voornaamste is dat ze beschikken over een complete projectadministratie en de uren netjes worden bijgehouden. Voorheen registreerden ze alles handmatig in MS Excel en dat was foutgevoelig. Ook het direct factureren vanuit het systeem is een belangrijke functionaliteit en scheelt veel tijd. De organisatie maakt daarnaast gebruik van de modules crm en Inzicht en hebben een boekhoudkoppeling.

Data visualiseren met Klipfolio

De koppeling met de API is erg prettig. De rapportages in Yoobi waren eerst niet goed genoeg. Althans, niet de rapportages die wij belangrijk vinden. Dit hebben we opgelost door gebruik te maken van de API en te koppelen met de dashboardingtool Klipfolio. Hiermee wordt naast de operationele projectinformatie vanuit Yoobi ook commerciële en financiële informatie gepresenteerd. Deze koppeling stelt mij in staat om real-time gegevens te presenteren. Zo kan ik bijvoorbeeld op maandagochtend de relevante cijfers van de vorige week laten zien en weet iedereen precies op welke projecten we aan het werk zijn geweest, hoeveel uren er geschreven zijn, en hoeveel uren we declarabel zijn geweest.  

Andere dashboards geven inzicht in de commerciële pijplijn en de voorgang van lopende projecten zodat we ook concreet vooruit kunnen kijken. Op maand en kwartaalbasis wordt vervolgens weer andere informatie gepresenteerd. Altijd up-to-date en zonder allerlei Excel werk en discussies over de waarde van de cijfers. In feite wordt zo ook het juiste gesprek tussen de mensen gefaciliteerd. De gegevens staan klaar zodra het dashboard wordt geopend. Ze spelen kort op de bal en kijken direct naar de goede gegevens.

‍Ondersteuning  en support

Rien is eerst zelf aan de slag gegaan met Klipfolio om te kijken hoe het werkt en om persoonlijk te ondervinden of het werkt voor de organisatie. Het support-team van Yoobi heeft geholpen met uitleg bij vragen en door dingen aan te passen in de API, waardoor de koppeling goed werkt. De medewerkers bij Yoobi proberen het goed neer te zetten voor een klant. Ze denken mee en voeren verbeteringen door waar dat kan. Rien's ervaring met andere oplossingen is dat dit ook echt totaal anders kan zijn. Hoe Yoobi omgaat met dingen die je onderweg tegenkomt is waardevol voor ons klanten, aldus Rien.

Aandachtpunten voor de toekomst

Met Klipfolio beschikt BexerHamstra snel over bruikbare informatie en wordt direct resultaat behaald. Rien wil dit verder uitwerken, medewerkers inzicht geven in hun persoonlijke data en data ook op andere manieren laten zien. Daarom hebben ze ook interesse in Power BI. Een ander punt van aandacht zijn onkostendeclaraties van medewerkers. De Yoobi oplossing hiervoor is bekeken het nadeel is dat de onkostendeclaratiemodule niet is gekoppeld aan Imuis. Hier worden namelijk de declaraties ingeboekt en van hieruit doen zij de betalingen. Maar overall zijn wij als gebruiker tevreden over Yoobi als oplossing en wij kunnen het elk bedrijf in de professional services aanraden.
‍
Jouw bedrijf ook klaar voor de juiste software? ‍

Ruim 800 bedrijven kiezen voor de software van Yoobi. Benieuwd hoe Yoobi het verschil maakt binnen jouw kantoor? Onze specialisten staan voor je klaar en kijken graag welk pakket bij jou past. Plan een vrijblijvende demo of vraag een proefversie aan en ontdek het zelf.