De toegevoegde waarde van Yoobi voor de Colosseus Groep

Team van gespecialiseerde consultants

Colosseus Consult is actief in de leven- en pensioenbranche. Een sector waar veel gebeurt, zeker in deze tijd met de nieuwe Wet toekomst pensioenen. Ze werken met een team van gespecialiseerde consultants aan verschillende soorten opdrachten bij klanten. Zo helpen ze hun klanten bij datamigraties, datakwaliteit en met de automatisering van operationele processen. Hiervoor werken ze onder andere met hun zelf ontwikkelde software, CDP.

Automatisering van processen

Door de groei van Colosseus werd het destijds tijd om te kijken naar de efficiëntie van huidige processen. Voordat ze aan de slag gingen met Yoobi werden door de consultants gewerkte uren in een ander pakket verwerkt.  

In de zoektocht naar de juiste oplossing om urenregistratie te koppelen aan de facturatie werd gekeken naar meerdere systemen. Uiteindelijk werd er gekozen voor Yoobi en ging Colosseus aan de slag met urenregistratie, verlofregistratie en facturatie.  

Yoobi is een efficiënt softwarepakket waarin alles tot in de puntjes samenkomt.”

Overzichtelijke urenregistratie zonder gedoe

De consultants van Colosseus registreren uren op projecten. De correcte registratie van gewerkte uren legt direct de basis voor de facturatie. Daarom is het belangrijk dat dit goed gebeurt. Wanneer er een nieuwe medewerker begint legt Violet tijdens de onboarding uit hoe Yoobi werkt, daarnaast krijgen medewerkers ook een handleiding.  

In de praktijk verloopt dit proces soepel en hebben medewerkers weinig herinnering nodig om hun uren te registreren.  

Het is heel fijn dat je in 1 overzicht direct alle registraties van een medewerker ziet en dat je eenvoudig rapportages maakt over gewerkte uren. In zijn totaliteit zijn we heel tevreden over hoe makkelijk het registreren en goedkeuren van uren werkt.”

Verlofregistratie zorgt voor inzicht

De verlofregistratie werd bij Colosseus voorheen in Excel geregeld. Dit ging goed want medewerkers namen hierin hun verantwoordelijkheid. Er werd dan ook niet actief gezocht naar een oplossing voor verlofregistratie. Tóch werd er ook voor gekozen om deze optie toe te voegen aan het pakket.  

Dat deze keuze waarde toevoegt is inmiddels duidelijk geworden. Voor de medewerkers is het eenvoudig en snel om verlof aan te vragen én zij hebben altijd inzicht in hun verlofsaldo. Maar ook voor de administratie is het een mooie toevoeging geweest. Wanneer overuren omgezet worden naar tijd voor tijd dan is dit met een verlofmutatie zo geregeld.  

Een ander voordeel voor Colosseus is dat zodra er een nieuwe medewerker in dienst treedt het verlofsaldo direct automatisch berekend wordt, ook wanneer iemand parttime werkt.  

Foutloze facturen

‍Violet ervaart veel gemak van het factureren met Yoobi . Zodra de geregistreerde uren zijn goedgekeurd door de projectmanager wordt er een factuurvoorstel gemaakt. Na een korte controle worden de facturen soepel verzonden met slechts een paar klikken. Doordat de uren al zijn goedgekeurd worden de facturen foutloos verstuurd waardoor correcties weinig voorkomen.  

Ik zou graag sneller periodieke facturen willen maken, dit is momenteel nog veel handmatig werk en ik hoop dat dit sneller en eenvoudiger kan met Yoobi.”

Naast het factureren op regiebasis worden er ook maandelijks facturen gefactureerd die niet op regiebasis zijn, momenteel een tijdrovende klus voor Violet omdat dit nog handmatig gaat.  

Met de uitbreiding Producten & Abonnementen wordt hier binnenkort veel tijd mee bespaard. Zodra deze uitbreiding, samen met de consultant van Yoobi, volledig is ingericht wordt het voor Violet mogelijk om deze facturen snel automatisch te factureren.  

Omdat de Colosseus Groep met 2 entiteiten in 1 omgeving werkt maken Violet en haar collega officemanager met veel gemak gebruik van de mogelijkheid om te filteren op bv’s binnen de facturen. Door dit filter te gebruiken weet ze precies welke facturen er door hen gecontroleerd en verzonden moeten worden.  

Alles bij elkaar zorgt de manier waarop ze factureren in Yoobi voor snelheid en overzicht.

Uitzonderlijk goede support

‍ Zowel Kim als Violet zijn erg positief over de supportafdeling van Yoobi. Wanneer er een vraag is dan ontvangen ze vaak snel een antwoord. Ook is het heel fijn dat dit, wanneer nodig, mogelijk is met een schermdeling en dat de supportdesk Nederlandstalig is.  

Wanneer we een vraag hebben dan merken we dat de supportmedewerkers van Yoobi veel kennis hebben, het antwoord is geen standaard gekopieerd antwoord. Het is altijd een persoonlijk antwoord. Het is echt uitzonderlijk goede support."

‍

Jouw bedrijf ook klaar voor de juiste software?

Ruim 800 bedrijven kiezen voor de software van Yoobi. Benieuwd hoe Yoobi het verschil maakt binnen jouw kantoor? Onze specialisten staan voor je klaar en kijken graag welk pakket bij jou past. Plan een vrijblijvende demo of vraag een proefversie aan en ontdek het zelf.