Meer efficiëntie en inzicht voor Planetree

Net als het team heb ik meer inzicht gekregen in mijn uren en waar ik die aan besteed. Alle declarabele uren worden transparant gecommuniceerd naar de klant en de facturering is in een paar stappen gedaan.”

Non-profit voor mensgerichte zorg

‍Planetree is een non-profit organisatie die zorgorganisaties in Nederland, België en Duitsland stimuleert en ondersteunt om de best mogelijke mensgerichte zorg te verlenen. Het bedrijf biedt organisaties trainingen en advies, een uitgebreid netwerk, evenementen, hulpbronnen en certificeert organisaties.

Op zoek naar automatisering

Voorheen werden de gewerkte uren handmatig geregistreerd in Excel. Met de beschikbare data werden de maandcijfers opgesteld en processen in de organisatie aangestuurd. Door het gebruik van verschillende spreadsheets was er onvoldoende overzicht en geen compleet beeld van alle ontwikkelingen. Marita zocht naar een oplossing en werd via haar netwerk geattendeerd op de modulaire bedrijfssoftware van Yoobi. Met een demo-account werd de software getest, inclusief de Yoobi App. Planetree koos voor de modules Facturatie, Uren,Verlof, CRM, Onkosten en Planning. De samenstelling van deze modules in combinatie met het maatwerk helpt het bedrijf met meer efficiëntie en inzicht.

Voordelen automatisering

De registratie van uren, onkosten en meer wordt veelal vanaf de computer gedaan. Marita zegt hierover:

Tijdens klantgesprekken noteer ik het liefst nog met pen en papier. Het handige aan Yoobi is dat je bijlagen kan uploaden en koppelt aan activiteiten. Zo weet ik precies wat de afspraken zijn en communiceer ik niet met een beeldscherm tussen mij en klant. Yoobi staat altijd open op mijn computer en zo registreer ik snel mijn uren en maak ik eenvoudig taken aan. Die zijn trouwens ook gekoppeld aan Outlook, waardoor onze agenda altijd up-to-date is.”

Andere voordelen die Marita benoemt zijn de toegankelijkheid van de data en de rapportages die ze onder meer gebruikt voor de maandcijfers en inzicht in declarabiliteit. Over het registreren van uren zegt ze:

Ik ben groot fan van het meteen registreren. Een paar dagen later weet ik niet meer precies waar ik mijn tijd aan heb besteed. Nu gebeurt het registreren snel en eenvoudig. Dat is niet alleen handig voor het team, ook voor de klanten is de registratie van uren belangrijk.”

CRM en inzicht

Door het gebruik van Yoobi staat alle data op 1 plek. Er zijn geen losse bestanden meer en het team werkt samen in 1 systeem. Het stelt medewerkers in staat de activiteiten binnen projecten goed te organiseren en hun declarabiliteit te borgen. Marita onderstreept de meerwaarde van zelfsturing binnen het team:

“Ik stuur op eigenaarschap nemen en zelf sturen op je declarabliteit. Via de software maak je eenvoudig rapporten op die je hier inzicht in bieden.”

Over de CRM module zegt Marita:

“Alle klantinformatie en contactmomenten staan bij elkaar en zijn eenvoudig toegankelijk. Ideaal voor goed relatiebeheer en het verder uitbouwen van relaties. Je hebt altijd inzicht in lopende zaken en weet waar je aan toe bent.”

Het team van Planetree gebruikt doorlopend alle modules en vindt de combinatie goed aansluiten op de behoeften. Yoobi is het eerste online softwaresysteem dat het bedrijf gebruikt en het is echt een verademing na het handmatig verwerken van data in Excel.

Het scheelt veel tijd en ik heb geen reden om verder te kijken.”

‍‍Benieuwd of Yoobi bij jou past?

‍Yoobi wordt gebruikt door meer dan 800 bedrijven en organisaties. Omdat de software modulair is opgebouwd kies je voor een pakket dat bij jou kiest, ongeacht de branche of grootte van de organisatie. Benieuwd naar jouw ideale pakket? Probeer Yoobi vrijblijvend uit of neem contact op met 1 van onze specialisten.