2 decennia ervaring

Met ruim 20 jaar ervaring op management- en directieniveau in de commerciële arbeidsbemiddeling, weet Tanja van Fitis Interim als geen ander hoe je bedrijven ontzorgt bij de inhuur van zzp’ers.  

Met het aflopen van het handhavingsmoratorium van de wet DBA is het belangrijker dan ooit dat het inhuren van zzp’ers voldoet aan alle wettelijke eisen en fiscale kaders. Met het label Fitis Inhuursupport regelt Tanja dit voor haar opdrachtgevers van A tot Z. Door middel van een uitgebreide DBA-risicoscan en compliant inhuurdossiers, wordt voor opdrachtgevers het risico op schijnzelfstandigheid, boetes en compliance issues geminimaliseerd.  

Daarnaast is ze gespecialiseerd in de bemiddeling van interim professionals op directie- en managementniveau en regelt ze voor een aantal opdrachtgevers de administratieve kant van de zzp-inhuur. Maar ook het uitvoeren van periodieke audits en consultancy voor het inrichten van een compliant werkproces hoort bij de dienstverlening.

Behoefte aan software

Toen Tanja in 2021 startte met Fitis Interim, verwerkte ze alle administratie handmatig in Excel. Met de snelle groei van haar tweede label werd deze werkwijze onhoudbaar. Het handmatig verwerken van urenstaten kostte te veel tijd en bracht risico's op fouten met zich mee. Dit was dan ook de reden dat Tanja op zoek ging naar urenregistratiesoftware. ‍

Het volume werd simpelweg te groot om handmatig bij te houden, ik zocht een oplossing waarmee zzp'ers uren registreren en opdrachtgevers deze eenvoudig goedkeuren.”

Via de koppelingenpagina van Snelstart kwam Tanja bij Yoobi terecht. Ze vergeleek een aantal partijen, maar tijdens de demo van Yoobi ging er een wereld voor haar open:

Jurelyn liet zien dat met Yoobi veel meer mogelijk was dan alleen urenregistratie. Vooral de facturatie- en selfbilling-mogelijkheden waren een aangename verrassing.”

Eigenlijk was Tanja niet echt op zoek naar andere functionaliteiten, maar ze werd steeds enthousiaster omdat ze zag hoeveel efficiency dit zou opleveren en hoe het de foutmarge zou verkleinen.
 
De keuze was dan ook snel gemaakt, Fitis Interim ging aan de slag met Urenregistratie, Extern Accorderen, Facturatie, Selfbilling en CRM van Yoobi.

Implementatie en gebruik

De implementatie vond Tanja aanvankelijk spannend. Voordat Tanja Fitis Interim oprichtte had ze altijd een collega om op terug te vallen voor zaken zoals dit;

Als ondernemer had ik nog geen ervaring met het kiezen en implementeren van software. Dit keer moest ik het echt alleen doen."

Die zorgen bleken achteraf onnodig en binnen korte tijd was Yoobi ingericht met de juiste gegevens en templates:

Het viel enorm mee en dankzij Jurriaan verliep de gehele implementatie soepel en snel.”

Voor zichzelf heeft ze een eigen handleiding gemaakt voor dagelijkse taken zoals het aanmaken van projecten. Zo weet ze dat het altijd goed gaat wanneer er een nieuwe opdrachtgever of zzp’er bijkomt.

Urenregistratie en goedkeuren gaat soepel

Bij aanvang ontvangen zzp’ers een e-mail met instructies hoe de urenregistratie in zijn werk gaat. Zo weten ze precies welke projecten ze moeten gebruiken voor de registratie en in welk veld de nodige opmerkingen worden genoteerd.  

Dankzij de duidelijke instructie en de intuïtieve aard van de software, krijgt Tanja eigenlijk nooit vragen over dit proces. Heel soms wordt een timesheet niet tijdig afgesloten en is het zaak dat Tanja de zzp’er hieraan herinnert.

Dankzij de Extern Accorderen module is het goedkeuren van uren door haar opdrachtgevers ook goed geregeld.  

Opdrachtgevers waarderen vooral dat ze een goedkeuringssheet bij de factuur krijgen, dit maakt het accordeerproces transparant en professioneel."

Van goedkeuring direct door naar facturatie

Fitis Interim heeft voor de facturatie Yoobi opgesplitst in 3 afdelingen en op deze manier is de facturatiestroom voor de diensten die Tanja biedt optimaal ingericht;

·      Fitis Inhuursupport en Fitis Interim Professionals: selfbilling voor inkoop, met aparte verkoopfacturen naar klanten.

·      Fitis Backoffice services: margefacturatie en facturatie namens zzp'ers aan hun opdrachtgevers.

Toen we recent startten met Fitis Backoffice services, hielp Jurriaan ons met het inrichten van een nieuwe selfbilling-structuur. Binnen een uur was alles geregeld met een maatwerk indeling en factuursjabloon."

CRM

Omdat Tanja met Fitis Interim ervoor zorgt dat opdrachtgevers en zzp’ers voldoen aan de wet DBA is ook documentbeheer van cruciaal belang. Daarom is er bewust gekozen voor CRM Basis. Hiermee kunnen alle inhuurdossiers overzichtelijk en compliant worden ingericht en kunnen bijvoorbeeld aflopende certificaten en contracten goed worden gesignaleerd en de resultaten van de risicoscan worden toegevoegd.  

‍Het belang van een volledig inhuurdossier is enorm. Dankzij het CRM van Yoobi staat nu alle documentatie en contactgegevens op 1 plek."

In de toekomst hoopt Tanja nog meer gebruik te maken van de functionaliteiten van het CRM, zoals het taakbeheer. ‍

Hoe het taakbeheer werkt heb ik nog niet helemaal in de vingers, maar het lijkt me heerlijk als het binnenkort ook lukt om taken voor in de toekomst aan te maken.”

Indrukwekkende groei

De groei van Fitis Interim is indrukwekkend: dit voorjaar verwacht Fitis Interim maandelijks bijna 500 facturen te versturen, voorheen waren dit er 80.

Je koopt een softwarepakket vanuit 1 wens," reflecteert Tanja, "maar Yoobi sluit perfect aan bij mijn ontwikkelende bedrijfsgroei. Dat had ik vooraf niet verwacht."

Het supportteam van Yoobi speelt hierin een belangrijke rol.  

Ze reageren snel en komen altijd met de juiste oplossing. Dat geeft vertrouwen voor de toekomst."

Nog minder handmatig werk

Dat Tanja enthousiast is over Yoobi staat als een paal boven water. Toch vroegen we haar wat ze verbeterd zou willen zien om nóg enthousiaster te worden over Yoobi.  

Om nieuwe plaatsingen in te voeren en bijbehorende projecten aan te maken moeten er best veel stappen nog handmatig doorlopen worden.  ‍

Momenteel voer ik eerst een nieuwe zzp’er in, vervolgens een project, een order en het selfbilling deel, het zou super zijn als hier minder handmatig werk aan te pas komt."

Maar over de gehele linie is Tanja zeer te spreken over de wijze waarop Yoobi de groei van haar bedrijf ondersteunt.  

‍Software moet je ondersteunen, Yoobi doet dat niet alleen, het overtreft zelfs mijn verwachtingen en groeit mee met Fitis Interim."

Jouw bedrijf ook klaar voor de juiste software?

Ruim 850 bedrijven kiezen voor de software van Yoobi. Benieuwd hoe Yoobi het verschil maakt binnen jouw kantoor? Onze specialisten staan voor je klaar en kijken graag welk pakket bij jou past. Plan een vrijblijvende demo of vraag een proefversie aan en ontdek het zelf.

‍