Administratiekantoor Weert boekt vooruitgang met geautomatiseerd systeem

Stroomlijnen van processen

Voorheen verliepen de genoemde processen via een offline pakket en zorgden andere behoeften voor de gesprekken met IT-partijen. AK Weert was op zoek naar meer inzicht, specifieke rapportages, gebruiksgemak en de automatisering van processen. Yoobi was 1 van de kandidaten en wist het administratiekantoor te overtuigen van de totaliteit van het pakket en het soepele gebruik. AK Weert levert een breed pakket aan administratieve diensten voor hun klanten.  Van de boekhouding en de salarisadministratie tot belastingaangiften, jaarrekeningen en financieringsaanvragen. Door de implementatie van Yoobi zijn veel handmatige taken en extra controles verleden tijd.

De software leren kennen

Alle gegevens uit het oude pakket zijn overgenomen en het kantoor heeft een keuze gemaakt in de inrichting van Yoobi die aan de wensen voldoet. De online urenregistratie en de facturatie, samen met de koppeling met het SnelStart boekhoudpakket, waren nodig om van start te gaan. Natalie vertelt:  

Medewerkers registreren de gewerkte uren die uiteindelijk de factuur vormen richting de klant. Die koppelen zij aan relaties en projecten, zodat altijd de correcte gegevens zichtbaar zijn. We hebben zelf specificatievelden toegevoegd voor het verder specifiëren van de gegevens.”

Medewerkers hebben de overstap naar Yoobi als zeer soepel ervaren. Er zijn een aantal opties bijgekomen in het proces die zorgen voor een complete registratie dat was even wennen maar gaat inmiddels vlot.  

Een nieuw systeem in gebruik nemen en het potentieel inzien en gebruiken gaat stapsgewijs. Zo ontdekt het kantoor steeds beter hoe de software aansluit bij de specifieke behoeften. Het maken van rapportages is een onderdeel dat ook veel aandacht krijgt.

Onze medewerkers schrijven de uren die we factureren aan klanten. Ze ervaren veel gebruiksgemak en dankzij de rapportages hebben we een compleet overzicht van de uren.”

Online urenregistratie en verlof

Alle nieuwe medewerkers hebben niet veel tijd nodig om het systeem onder de knie te krijgen. Na een keer meekijken, gaan ze zelf aan de slag. Iets dat Natalie goed kent:  

Ik wil altijd alles eerst zelf proberen en op zoek gaan naar oplossing, voor ik contact opneem met de supportafdeling van Yoobi. Via de helpfunctie in de software krijg ik ook meer inzicht en kan ik direct weer doorwerken.”

De uren bijhouden gebeurt op een uniforme manier via de desktop. De meeste werkzaamheden vinden op kantoor plaats en daarom zitten medewerkers vaak al achter de computer. Uren worden elke week goedgekeurd door Natalie en dat gebeurt in een handomdraai. De Yoobi App wil ze later introduceren bij de medewerkers, zodat urenregistratie ook op die manier mogelijk is.

Verlof aanvragen en goedkeuren gaat sneller dan voorheen; AK Weert verwerkte de aanvragen eerst via een Excel formulier en de uren kwamen via het loonpakket op de loonstrook terecht. Nu gaat het anders en is het verlof duidelijk en inzichtelijk gemaakt. Vakantieverlof, tijd voor tijd (tvt), ziekteverlof, alle verlofregelingen worden verwerkt in Yoobi. Medewerkers zien meteen het actuele verlofsaldo en de leidinggevende keurt de aanvragen met een druk op de knop goed.

Soepel facturatieproces

De klanten van AK Weert hebben of een abonnement met een vaste prijs, of ontvangen een factuur op regiebasis. Facturen worden per maand verstuurd en Natalie zet deze in 1 keer klaar. Dit verloopt via de bulkmutatie en dat kan per klant of een grotere groep tegelijk.  

De facturen zijn direct goedgekeurd en staan klaar voor de klant. Zijn enkele werkzaamheden nog niet afgerond, dan schuiven deze uren eenvoudig door naar de volgende factuur. Het werken met een online pakket is een groot verschil met een offline pakket. Processen gaan sneller en soepeler. Eerst moest ik nog gegevens bij elkaar verzamelen en bundelen, nu gebeurt dat automatisch. De koppeling met SnelStart zorgt dat alle relevante gegevens ook in het boekhoudpakket terechtkomen. Zo hebben we een compleet overzicht.”

CRM & Inzicht

AK Weert werkt met Yoobi CRM basis voor een compleet overzicht van de klantgegevens. Dat wordt nog elke dag aangevuld met nieuwe contactpersonen en telefoonnummers. In de nabije toekomst worden andere onderdelen gekoppeld aan de CRM, zoals taken en offertes. Taken staan momenteel nog bij de medewerkers zelf in de agenda en offertes gaan via een ander pakket. Gebruik maken van uitbreidingen gaat stapsgewijs en zo ontdek het administratiekantoor steeds meer het volledige potentieel van de software. Voor meer inzicht worden rapportages gedraaid.  

Standaard draaien we elke maand een rapportage omtrent de uren: gewerkte uren, ziekmeldingen en verlofuren. Zo maken we de productiviteit en declarabiliteit inzichtelijk. We kijken ook naar omzet per klant en boekjaar en maken op basis daarvan bedrijfsbeslissingen.”

Past Yoobi bij jouw administratiekantoor?

Benieuwd naar de manier waarop onze software de processen binnen jouw kantoor optimaliseert? Onze specialisten laten je graag zien wat er allemaal mogelijk is. Plan een vrijblijvende demo of vraag een proefversie aan en ontdek het zelf.

‍