Yoobi ondersteunt in snelle groei van Adjust

Advies met hart, ziel en geweten

Adjust is een consultancybureau voor inkoop- en contractmanagement voor overheden en bedrijven. Ze leveren consultants op uur- en projectbasis maar regelen ook de volledige procurement voor opdrachtgevers. De consultants van Adjust zijn stuk voor stuk experts binnen hun vakgebied en helpen opdrachtgevers kritisch te kijken naar hun processen, geven advies bij complexe vraagstukken en nemen verantwoordelijkheid voor de uitvoering. Adjust combineert kennis en focus met geavanceerde tools. Hierbij verliezen ze duurzaamheid niet uit het oog en geven advies met hart, ziel en geweten.  

Snelle groei bijbenen met de juiste software

Als consultancybureau is het noodzaak om het urenregistratieproces goed op orde te hebben. Bij Adjust was dit al duidelijk vanaf het begin. Geen goede urenregistratie betekent immers geen goede basis voor de facturatie van gewerkte uren. Om deze reden koos Adjust jaren geleden voor de software van Yoobi.  

Een urenregistratiesysteem is noodzakelijk om op een effectieve en uniforme manier uren te registreren. Door te werken met Yoobi hebben we alles omtrent onze uren, klanten en projecten in 1 overzichtelijk systeem”

Toen Adjust koos voor Yoobi registreerden zo’n 10 werknemers hun uren en verlof. Inmiddels registreren meer dan 200 medewerkers hun uren, kilometers, onkosten en verlof en zijn alle financiële processen geregeld binnen de software. Door de koppeling met Twinfield is ook altijd de financiële kant up-to-date.  

Yoobi ondersteunt ons goed in onze groei, als Yoobi beheerder is het zo geregeld om extra licenties voor nieuwe medewerkers aan te schaffen, maar ook bij vragen over optimalisaties in de software is er altijd een consultant beschikbaar om op korte termijn te helpen”

Snelle en ongecompliceerde urenregistratie

Voor Adjust is het ontzettend belangrijk dat nieuwe medewerkers direct goed en zorgvuldig hun uren registreren in Yoobi. Veel van de werkzaamheden worden immers direct aan opdrachtgevers gefactureerd. Tijdens de introductiedag wordt er dan ook de tijd genomen om nieuwe medewerkers Yoobi uit te leggen. Zo is het voor medewerkers verplicht om de App te downloaden en worden ze van A tot Z meegenomen in het proces van uren registreren.  ‍

Uren registreren gaat snel en ongecompliceerd. Het is echt supereenvoudig om uren te registreren in Yoobi”

Isabella is ook enorm te spreken over hoe gebruiksvriendelijk Yoobi is voor beheerders, zowel om te controleren of iedereen zijn uren registreert, maar ook het aanmaken of opzoeken van nieuwe medewerkers.  

Omdat Adjust veel consultants bij opdrachtgevers plaatst maken ze ook gebruik van de mogelijkheid Extern Accorderen. Hiermee worden geregistreerde uren middels een e- mail aangeboden aan een externe accordeur. Zodra deze de uren goedkeurt weet Corrine dat deze uren klaar zijn voor facturatie.  

‍Doordat opdrachtgevers de uren al vooraf goedkeuren hebben we eigenlijk nooit correcties op facturen en houden we de vaart in het facturatieproces. Doorgaans worden uren binnen 5 dagen goedgekeurd”

‍Overzicht en controle op registraties

Ook al weten medewerkers dat het ontzettend belangrijk is om op tijd te registreren, in de praktijk gebeurt dit helaas niet altijd. Daarom is het echt een uitkomst voor Isabella dat je in een handomdraai een rapport uitdraait waarin je het verschil ziet tussen gewerkte uren en contracturen. Hier wordt dan ook wekelijks een controle op uitgevoerd en bij het niet tijdig registreren wordt er een herinnering gestuurd met het verzoek te registreren.  

‍Omdat zowel de urenregistratie als de kilometers en onkosten in 1 systeem geregistreerd worden is het wel een incentive voor medewerkers om tijdig te registreren, want als het niet in het systeem staat wordt het ook niet uitbetaald”

Naast uren, registreren medewerkers ook hun kilometers in Yoobi. Deze worden geregistreerd in de timesheet en hier wordt vervolgens een export van gemaakt en doorgestuurd aan de salarisadministratie voor de juiste verwerking op de loonstroken.

Een mooie ontwikkeling in het registreren van kilometers is dat Adjust met Yoobi ook direct voldoet aan de rapportageverplichting voor de WPM.  ‍

Omdat het vanaf 1 juli 2024 verplicht is kilometers te registreren voor de CO2 uitstoot gingen we op zoek naar een oplossing hiervoor. We zijn tal van oplossingen tegengekomen, allemaal prijzig, en toen bleek dat dit ook gewoon mogelijk was in Yoobi, ideaal!”

Facturatieproces strak ingericht

Iedere maand verstuurt Corrine honderden facturen voor de verschillende entiteiten die onder Adjust vallen. In totaal is ze met alle randzaken zo’n 10 dagen per maand kwijt. Hier valt ook het proces onder van het controleren of iedereen de uren heeft geregistreerd, of deze zijn goedgekeurd en of alle projectadministratie goed op orde is. Het daadwerkelijke verwerken van de factuurvoorstellen gaat een stuk sneller en is in maximaal 5 werkdagen geregeld.  

Corrine factureert zowel op uurbasis als op projectbasis. Ongeveer 80% van alle facturen wordt verstuurd op regiebasis, de overige 20% van de facturen wordt op projectbasis gefactureerd. Met de producten en abonnementen uitbreiding regelen ze dit op een snelle en efficiënte manier.  ‍

Ik ben altijd tijd kwijt met het op orde krijgen van alle zaken voordat de facturatie van start gaat, maar zodra dat eenmaal goed is dan is het factureren zo gedaan. Ik controleer de factuurvoorstellen en deze worden vervolgens door een andere collega gefiatteerd en verzonden”

De groei van Adjust is mede tot stand gekomen door de overname van een aantal bedrijven. Hierdoor was er vorig jaar een behoefte ontstaan om intercompany facturen te maken. Voor dit proces werd dan ook de hulp van een Yoobi consultant ingeschakeld.  

‍Tot begin dit jaar werkten de medewerkers onder verschillende bv’s, hierdoor was het noodzakelijk om interne facturen te versturen. We zijn door Ruthger goed geholpen en dit proces liep ook goed. Inmiddels vallen alle medewerkers onder 1 bv dus is de crossfacturatie niet meer nodig”

De boekhoudkoppeling maakt het plaatje compleet voor Corrine. Hierdoor staat altijd direct alles goed in Twinfield en is de betaalstatus altijd up-to-date. ‍

Verlof snel aanvragen en inzicht in saldo

Ongeveer 75% van alle medewerkers regelt ook hun verlof in Yoobi. Adjust heeft ook een aantal zzp’ers in dienst, deze hoeven geen verlofregistratie bij te houden en hier is dus ook geen verloflicentie voor nodig.  

Zowel voor de medewerkers als voor Corrine en Isabella werkt de verlofregistratie goed. Voor Adjust worden diverse types verlof geregistreerd. Naast de reguliere vakantieuren wordt er ook calamiteitenverlof, zorgverlof en buitengewoon verlof geregistreerd. Feestdagen worden automatisch geregistreerd, deze worden met een bulkmutatie ieder jaar automatisch toegekend en verwerkt in de timesheets.

Het grootse voordeel aan de verlofmodule is dat iedereen direct inzicht in hun verlofsaldo heeft en via de App supersnel verlof indient”

Maar ook het proces van goedkeuren verloopt soepel. In de meeste gevallen beoordeelt de betreffende manager de verlofaanvraag snel. Soms komt het voor dat er wel eens een aanvraag te lang openstaat, wanneer dit het geval is dan wordt hier door Corrine actie op ondernomen.  

In mijn eigen Yoobi zie ik precies welke acties er nog open staan, zo ook het aantal nog goed te keuren verlofaanvragen. Wanneer dit te lang openstaat dan attendeer ik de betreffende manager hierop zodat de processen soepel blijven lopen”

Onkostenregistraties via de App

Op de vraag of onkostenregistraties via de App of desktop worden geregeld zijn beide dames duidelijk. Alle onkostenregistraties worden via de App ingediend.  

‍Onkosten indienen via de app gaat eenvoudig en snel. Medewerkers maken een foto van de bon, uploaden deze en dienen hem direct, voorzien van de juiste kostenpost, in”

‍
De medewerkers van Adjust hebben allerhande onkosten, zoals parkeerbonnen, tankbonnen, relatiegeschenken, postzegels en meer. Isabella vindt het dan ook ontzettend fijn dat ze bij het indienen direct de mogelijkheid hebben om de kosten op de juiste categorie te declareren. Ook is het mogelijk om onkosten in te dienen op een project.  

Het proces na het indienen van de onkosten is ook goed op orde, de declaraties worden doorgezet naar Twinfield zodra ze zijn goedgekeurd en vervolgens betaalt Corrine de onkosten 1 keer per 2 weken aan de medewerkers uit.  

Wens voor meer inzicht

Omdat Adjust hard is gegroeid was er ook een sterke wens om meer inzicht in de cijfers te krijgen. Daarom is er vorig jaar gekozen voor de Inzichtmodule.  

Financial Controller Jelle is de drijvende kracht achter het verkrijgen van deze inzichten. Met de Inzichtmodule van Yoobi bouwt hij nu zelf rapportages.  
‍

‍Wij maken voornamelijk gebruik van de Yoobi Inzichtmodule voor het snel beantwoorden van ad-hoc vragen vanuit de business. Dit varieert van rapportages over geschreven uren en omzet, tot performanceoverzichten van medewerkers en klantgerichte rapportages”.

Voor meer uitgebreide rapportages en interne (financiële) controles wordt door Jelle gebruik gemaakt van de Yoobi API-module. Hiermee wordt data rechtstreeks in hun gegevensmodel geladen. Dit gegevensmodel vormt de basis voor gedetailleerde Power BI-rapportages en stelt Adjust in staat om nauwkeurige controles uit te voeren.

Isabella en Corrine maken ook nog gebruik van de vele standaardrapporten die beschikbaar zijn in de software. Met deze standaardrapporten houden ze projectbudgetten en urenoverzichten nauwlettend in de gaten.  
‍

Het is ook heel handig dat het mogelijk is om rapporten automatisch te delen, ik maak hier regelmatig gebruik van door zowel met collega’s als opdrachtgevers bepaalde rapporten te delen”

‍