Tijd besparen door goed documentbeheer

Tal van voordelen

De manier waarop je binnen jouw bedrijf omgaat met documenten is belangrijk. Wanneer je dit goed inricht valt hier veel tijd te besparen. Met de juiste software maak je een efficiëntieslag en maak je in een handomdraai de juiste documenten. We zetten de 5 grote voordelen van onze oplossing voor documenten voor je op een rijtje.  

1. Herbruikbare Templates

Op veel afdelingen gebeurt het nog dagelijks: het met de hand (opnieuw) maken van een document en de begeleidende e-mail. Ieder keer nét iets anders en een klein foutje is zo gemaakt. Met Yoobi CRM Documenten maak je eigen templates voor documenten die je binnen jouw bedrijf gebruikt.  Vervolgens gebruik je deze keer op keer. Dit bespaart niet alleen kostbare tijd, maar zorgt er ook voor dat je op een uniforme manier werkt. Of je nu dagelijks leaseovereenkomsten moet opstellen of regelmatig algemene voorwaarden nodig hebt, met herbruikbare templates kun je sneller en consistenter werken.

2. Plaatsvervangende Invoervelden

Door gebruik te maken van documenttemplates zorg je er direct voor dat je op een snelle en betrouwbare manier de juiste informatie verzamelt. Wanneer je jouw template maakt, kies dan voor het gebruik van placeholders voor belangrijke velden. Deze placeholders voeg je toe aan het document en je geeft aan of de ontvanger deze velden verplicht moet invullen. Hierdoor verzamel je altijd de juiste gegevens en heb je een compleet beeld. Heb je de informatie al in je CRM-systeem? Dan worden de placeholders vooraf ingevuld.  

Binnen onze oplossing zijn er standaard tal van placeholders gedefinieerd, zoals bedrijfsnaam, voor- en achternaam, telefoonnummers, kvk-nummer, IBAN en nog veel meer. Kortom, een sterke basis om een goede start te maken met jouw eigen templates.

3. Digitale Ondertekening

Wanneer je een document verzendt dan wil je het natuurlijk ook spoedig ondertekend terug. Met CRM Documenten maak je het ondertekenen ook eenvoudig voor de ontvanger. In slechts een paar klikken laat je het betreffende document digitaal ondertekenen. Dit versnelt het ondertekeningsproces aanzienlijk en maakt het mogelijk om zakelijke transacties snel en efficiënt af te handelen. Geen gedoe meer met papieren documenten en handtekeningen, alles gebeurt digitaal en veilig.

4. Documentbeheer

Nooit meer zoeken naar de juiste documenten bij de juiste relatie, contactpersoon of medewerker? De software is zo ingericht dat je al bij de opmaak van het document kiest waar het document wordt opgeslagen na het aanmaken hiervan. Kortom, je hebt altijd je documenten op de juiste plek. Zo bespaar je zelf tijd en maak je het voor iedereen eenvoudig om documenten snel terug te vinden.  

5. Standaard Tekstfragmenten

‍Bij het opmaken (of aanpassen) van een template heb je de mogelijkheid om gebruik te maken van tekstfragmenten. Dit zijn korte stukken tekst die je vooraf aanmaakt en vervolgens in iedere template toevoegt. Door de basis goed in te richten win je daarna kostbare tijd in een handomdraai terug. Naast dat je tijd bespaart minimaliseer je ook direct te kans op fouten.

Voor wie is het geschikt?

Yoobi CRM Documenten is ideaal voor organisaties die regelmatig dezelfde soort documenten moeten genereren. Denk aan juridische overeenkomsten, contracten, handleidingen en andere standaarddocumenten. Of je nu een klein bedrijf runt of een grote onderneming bent, CRM Documenten helpt je om je documentbeheer te stroomlijnen en de efficiëntie te verhogen.

Hoe het werkt

Om aan de slag te gaan met CRM Documenten, heb je CRM Basis en de uitbreiding voor CRM Documenten nodig. Vervolgens maak je snel en eenvoudig templates in de intuïtieve editor. Je vult de templates met je eigen tekst, voegt placeholders zoals voornaam, bedrijfsnaam of afdeling toe en kiest de tekstfragmenten die nodig zijn. Deze placeholders worden automatisch ingevuld zodra de benodigde informatie beschikbaar is. Als de informatie ontbreekt, bepaal je zelf of het verplicht is om deze in te vullen.

Kortom, CRM Documenten biedt een uitstekende oplossing wanneer je snel en op een uniforme manier met documenten wilt werken. Met herbruikbare templates, placeholders, digitale ondertekening en andere handige functies, is het een waardevolle aanvulling op elk CRM-systeem. Bespaar tijd, minimaliseer fouten en zorg voor een consistente werkwijze.