Aan het begin van het verkoopproces vraagt de klant vaak om een offerte. Na een overtuigend kennismakingsgesprek of demo wil de klant graag een prijsopgave. Een goed opgestelde offerte helpt je sneller werk binnen te halen en zorgt ervoor dat verwachtingen en afspraken duidelijk zijn vastgelegd. Het is vaak het eerste document dat de klant van je ontvangt, dus beschouw je offerte als een visitekaartje.
Starten met offertes maken
Wanneer je een offerte gaat maken, is het verstandig om de juiste software te gebruiken. Offertes kunnen in Excel worden opgesteld, maar online bedrijfssoftware biedt vaak meer voordelen. Zo kun je met online software werken met offerte templates, waardoor je sneller een professionele offerte opstelt met de juiste velden en opmaak. Bovendien moet je bij het maken van offertes rekening houden met wettelijke vereisten. Er zijn namelijk specifieke gegevens die altijd in een offerte moeten worden opgenomen, zoals:
- Bedrijfsgegevens van jou en je klant;
- Offertenummer en –datum;
- Geldigheidsduur van de offerte;
- Omschrijving van jouw producten en/of diensten;
- Totaalprijs exclusief btw;
- Btw-percentage en totaalprijs inclusief btw;
- Verwijzing naar je algemene voorwaarden;
- Leveringsvoorwaarden en –termijn;
- Betalingsvoorwaarden;
- Handtekening voor akkoord.
Wanneer Excel gebruiken?
Met basiskennis van Excel maak je in een paar stappen een offerte. Dit programma is handig wanneer:
- Je slechts een aantal offertes per maand verstuurt;
- Een overzichtelijk aanbod hebt van je diensten en/of producten;
- Wanneer de offertes weinig van elkaar verschillen
Ook heb je in Excel de mogelijkheid om een logo toe te voegen voor een gepersonaliseerde offerte. Dit maakt Excel een prima programma voor bijvoorbeeld een startende ZZP’er. Heb je een groot aanbod en verstuur je veel offertes per maand, dan is een offerte maken met Excel juist weer tijdrovend en minder handig.
Wanneer online offertesoftware
Wil je offertes efficiënt en eenvoudig maken, dan is offertesoftware of bedrijfssoftware de ideale oplossing. Je haalt meer uit je offertes en biedt je klant de mogelijkheid om ze direct digitaal te ondertekenen. Je werkt snel met templates die volledig in jouw huisstijl zijn en voegt eenvoudig de benodigde velden toe. De offerte wordt automatisch op de juiste plek opgeslagen en verwerkt in je administratie, zonder dat je hoeft te werken met losse Excel-bestanden of ingewikkelde formules.
Yoobi is modulaire software die je zelf samenstelt met behulp van verschillende modules. Maak je gebruik van de offerte-functionaliteit binnen de CRM Verkopenmodule van Yoobi, dan beheer je offertes en andere documenten direct bij je klanten. Verstuurde en goedgekeurde offertes worden als bijlagen aan de verkoop toegevoegd. Andere voordelen van offertes in Yoobi:
.png){kind=small}
