Omzetlekkage gebeurt soms zonder dat je het in de gaten hebt. Dienstverlenende bedrijven lopen inkomsten mis door het niet juist registeren van uren en daardoor foutieve facturen en de verwerking daarvan. Hoewel het niet altijd zichtbaar is in de administratie, maakt het wel degelijk een impact op de omzet van bedrijven. Omzetlekkage is te voorkomen en heeft vooral te maken met een duidelijk overzicht van de gewerkte uren die je vervolgens correct factureert en verwerkt in de administratie.
In de modulaire software van Yoobi zitten alle functionaliteiten die zorgen voor grip op je omzet en inzicht. Met behulp van de juiste modules, koppelingen en rapporten. Zo is mogelijk: correcte urenregistratie, (extern) accorderen van uren, een soepele facturatie, inzicht in je projectbudget en het samenstellen van (standaard)rapporten die voldoen aan je KPI's. Allemaal in 1 systeem, inclusief support en uitgebreide helpfunctie.
Correcte urenregistratie
Een correcte urenregistratie is de basis van elke dienstverlener en zorgt voor een gezonde financiële stroom voor bedrijven. Daar waar facturatie vaak afhankelijk is van gewerkte uren, is het cruciaal dat elk uur correct wordt vastgelegd. Elk uur dat niet geregistreerd is, wordt niet in de facturatie meegenomen. Dit betekent vaak directe omzetlekkage. Met een goed systeem zorg je ervoor dat alle gewerkte tijd wordt bijgehouden en dus ook op een factuur komt te staan. Je hebt ook direct een duidelijk beeld van de vordering van een project en hoeveel tijd er nog nodig is. Dit helpt bij het voorkomen van overschrijdingen in budget en tijd.
Door uren nauwkeurig te registreren, krijg je inzicht in de activiteiten waar medewerkers hun tijd aan besteden. Zo stuur je tijdig bij en weet je welke activiteiten meer of minder tijd kosten dan gedacht. Gebruik flexibele, online urenregistratiesoftware met een hoog gebruikersgemak. Dit moedigt medewerkers aan om hun tijd nauwkeurig en direct te registreren in het systeem, via de laptop of via de app op hun smartphone. Als de urenregistratiesoftware geïntegreerd is met de facturatie, worden fouten geminimaliseerd en het proces van urenregistratie tot facturatie versnelt. Maak van urenregistratie daarom een belangrijk onderdeel van de bedrijfscultuur.
Extern accorderen van uren
Een andere oorzaak van omzetlekkage is onduidelijkheid met klanten over de gewerkte uren. Het extern accorderen van uren, waarbij een extern persoon de geregistreerde uren goedkeurt, helpt bij het creëren van transparantie. De uren worden goedgekeurd voordat ze op de factuur staan. Door uren door aangewezen externen te laten accorderen zorgt voor duidelijkheid over het aantal gewerkte uren op de factuur. Zo voorkom je vertraging in je betalingen of misgelopen betalingen. Klanten krijgen beter inzicht in de voortgang van het project en dat versterkt de relatie. Uiteindelijk verloopt de facturatie sneller en soepeler en creëer je een gezondere cashflow voor je bedrijf.
Maak met de klant duidelijke afspraken over het extern accorderen. Zorg dat iedereen op de hoogte is van hoe en wanneer de gewerkte uren ter goedkeuring worden aangeboden. De urenregistratiesoftware van Yoobi heeft extern accorderen als functionaliteit, waarbij de klant online de gewerkte uren bekijkt en goedkeurt. Dit versnelt het proces en zorgt voor een snellere betaling. Houd de klant op de hoogte van de voortgang van het project en bespreek eventueel afwijkende uren.
Soepele facturatie
Zorg voor een soepel facturatieproces en voorkom omzetlekkage. Voorkom een langzaam en onvolledig facturatieproces en werk met de juiste facturatiesoftware om je omzetdoelen te behalen. Hoe sneller een correcte factuur wordt verstuurd, hoe sneller je betaling binnen is. Wanneer facturatie handmatig gebeurt, is de kans op fouten groot. Automatisering van het facturatieproces - gekoppeld aan de urenregistratie - vermindert de kans op fouten.
Voer gestandaardiseerde processen in en automatiseer zoveel mogelijk. Yoobi automatiseert het facturatieproces en zet uren direct om in facturen. Precies op de manier zoals jij het wilt en op de momenten die je wenst. Factureer op vaste momenten, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks, en kies jouw facturatiemethode: op basis van uren, projecten, fixed price, in abonnementsvorm en op nacalculatie,
Rapportages en KPI's
Stuur op cijfers en krijg inzicht in de prestaties van je projecten en team. Laat rapporten voor je werken die speciaal zijn afgestemd op jouw specifieke KPI’s (Key Performance Indicators). Hiermee kun je de vinger aan de pols houden en snel bijsturen wanneer dat nodig is. In Yoobi zijn er tal van standaardrapporten aanwezig en heb je de mogelijkheid om met de Inzichtmodule zelf rapporten samen te stellen. Rapportages die gericht zijn op uren, budgetten en opbrengsten geven een helder beeld van hoe projecten zich ontwikkelen. Met de juiste gegevens bij de hand voorspel je hoe toekomstige projecten verlopen en waar optimalisaties nodig zijn. Definieer duidelijke KPI’s die afgestemd zijn op jouw bedrijfsdoelen. Denk aan: het percentage gefactureerde uren, het aantal facturen, de totale omzet en meer. Zo weet je direct hoe declarabel je bent als bedrijf. Het voorkomen van omzetlekkage begint dus bij het optimaliseren van je interne processen, van urenregistratie tot facturatie en rapportage.
Rapporten over declarabiliteit
Om inzicht te krijgen in productiviteit en declarabiliteit is urenregistratie van groot belang. Als je voor je projecten precies bijhoudt welke uren declarabel zijn en welke niet, dan maak je direct inzichtelijk of je als organisatie declarabel genoeg bent. En daarmee de productiviteit van medewerkers. Je meet je doelen met declarabele uren berekenen. Yoobi biedt standaardrapporten voor inzichten in projecten, medewerkers en budgetten. Met 1 druk op de knop heb je de informatie die je nodig hebt:
- Het rapport ‘Declarabiliteit medewerkers’ toont via een berekening de declarabiliteit van medewerkers met een actief contract over de geselecteerde periode. Ideaal wanneer medewerkers op projectbasis bij klanten werken en dus handig voor consultancybedrijven.
- Met het rapport ‘Gewerkte uren per medewerker’ krijg je inzicht in gewerkte uren van je medewerkers. Het rapport is beschikbaar per dag, week, maand of jaar. Ook kies je ervoor om opmerkingen wel of niet in het rapport op te nemen. Filter op project, periode, afdeling en/of medewerker.
- Ook is er het ‘Projectbudget vs. Realisatie in uren’ rapport. Wanneer je een projectbudget hebt ingesteld, verkrijg je via dit rapport snel inzicht in hoeveel uren je al hebt gerealiseerd. Ideaal om af en toe te checken of je nog op schema loopt.
Klaar voor de volgende stap?
Ben je klaar om de stap te maken en factureren in Excel achter je te laten? Ontdek hoe je snel en soepel factureert met een vrijblijvende demo of neem contact op met 1 van onze specialisten.
.png){kind=small}
