Factureren met Excel komt nog voor, zowel bij startende ondernemers als ondernemers die al even onderweg zijn. Excel is onderdeel van Microsoft 365 en dat is een bekend pakket voor veel ondernemers. Door het gebruik van Excel voor facturatie, hebben ze geen extra kosten. Daardoor lijkt het MS-programma een goedkope optie voor ondernemers die op zoek zijn naar facturatiesoftware. Toch zijn er andere mogelijkheden voor online factureren waardoor het soepel en snel verloopt.
Factureren op jouw manier
Kies voor factureren op jouw manier. Zodat het past bij je bedrijf, medewerkers, doelstellingen en visie voor de toekomst. Er zijn meerdere redenen om niet met Excel te factureren. Hier lees je er 4:
1. Het kost veel tijd
Simpel zat toch, een factuur aanmaken in Excel. Het lijkt misschien zo gedaan, maar er komt veel handmatig werk bij kijken. Je moet handmatig de klant- en productgegevens aanpassen, het Excel-bestand omzetten naar een pdf en dit vervolgens mailen naar je klanten. Vaak gaat het omzetten naar een pdf niet foutloos en verspringen er hier en daar gegevens. Dit kost te veel tijd, die je liever ergens anders aan besteed. In dit geval is een goedkope oplossing niet altijd de beste oplossing voor factureren. Tijd is immers geld!
2. Het is foutgevoelig
Eerder las je al over veel handmatig werk. Daardoor worden er ook sneller menselijke fouten gemaakt: je vergeet een factuurnummer aan te passen of de telling klopt niet, of je mist ineens factureren die niet goed zijn opgeslagen of overschreven. Dit alles geeft de ruimte om ervoor te zorgen dat je factuur niet rechtsgeldig is en dat je administratie niet compleet is. Jij én je klanten worden daar niet blij van. Zorg daarom voor een duurzame oplossing en ga automatisch factureren met online facturatiesoftware.
3. Het is niet veilig
Facturen maken in Excel of Word staat ook bekend om de veiligheidsrisico’s die je tegenkomt. Gebruik je Excel als facturatiesysteem, dan staat het programma ergens op een pc of laptop. Dat apparaat moet dan wel goed beveiligd zijn tegen bijvoorbeeld virussen en hackers. Anders komt een kwaadwillend iemand zo bij je gegevens na een aanval. Weet je ook of je pc automatisch back-ups maakt, zodat je gegevens niet zomaar kwijtraken. Belangrijke zaken goed waar je goed over na moet denken.
4. Het is geen real-time overzicht
Heb je een bedrijf, dan is inzicht in je cashflow belangrijk. Het liefst wil je altijd en overal je financiën inzien voor de actuele status en voor de forecasting. Dit inzicht heb je niet wanneer je factureert in Excel: betalingen worden niet automatisch verwerkt in je administratie. Ook houd je de betalingen bij via je bankafschriften. Dat kost je niet veel tijd en je weet nooit precies hoe de zaken ervoor staan. Met facturatiesoftware weet je altijd wanneer je een herinnering moet sturen omdat een factuur niet voldaan is.
Yoobi als facturatiesoftware
Automatisch factureren bespaart tijd en geld. Laat je medewerkers en afdelingen slim samenwerken aan facturatie met een online facturatieprogramma. Facturatie met Yoobi verloopt efficiënt, soepel en foutloos. Krijg grip en inzicht op alle onderdelen die belangrijk zijn in het facturatieproces. Van automatisch factureren tot debiteurenbeheer. Je factureert uren, abonnementen, projecten en vaste prijsafspraken, koppelt met je boekhoudpakket en laat klanten snel betalen via automatische incasso of iDeal dankzij de Mollie-koppeling. Zo factureer je altijd op een manier die past bij jouw bedrijf.
Meer weten?
Ben je klaar om de stap te maken en factureren in Excel achter je te laten? Ontdek hoe je snel en soepel factureert met een vrijblijvende demo of neem contact op met 1 van onze specialisten.
.png){kind=small}
