18 do's & don'ts voor optimaal gebruik van Yoobi

Yoobi is zo gemaakt dat je er snel en eenvoudig mee leert werken. De software is intuïtief en overzichtelijk ingedeeld. Toch zijn er altijd een aantal dingen die ruimte geven om Yoobi nóg efficiënter te gebruiken. We geven je in dit blog 18 absolute do’s & don’ts voor optimaal gebruik van de software.

Do’s & don'ts voor urenregistratie & projecten

‍Wanneer je uren registreert in Yoobi dan gebeurt dit op basis van projecten. We geven je vijf handige tips om toe te passen bij urenregistratie & projecten:

• Maak gebruik van de mogelijkheid om projecten te dupliceren of gebruik sjabloonprojecten. Dit zorgt voor enorm veel tijdswinst!  
• Maak gebruik van standaard activiteiten en maak deze niet te ingewikkeld door te veel verschillende activiteiten toe te voegen.
• Probeer activiteiten aan te maken die je bij al je projecten kunt gebruiken in plaats van bij ieder project ‘eigen’ activiteiten aan te maken.  
• Registreer een kwartier als 0.25 (namelijk een kwart van een uur) of als 0:15, maar niet als 0.15. Hier vergist zelfs de beste zich nog wel eens in!
• Registreer uren direct nadat je een activiteit hebt afgerond. Zo vergeet je later niet hoe lang je met een bepaalde activiteit in de weer bent geweest en loop je tegen het einde van een periode niet tegen een onvolledige urenregistratie aan.  

Do’s & Don'ts voor facturatie

‍We geven je vier handige tips om met nog meer gemak te factureren:

• Moet er een factuurvoorstel gewijzigd worden? Wijzig dit op orderniveau en niet in het factuurvoorstel.
• Gebruik de knop 'rapportage' rechtsboven in de factuur/in het factuurvoorstel, om precies te kunnen zien welke uren er gefactureerd zijn of gaan worden.
• Zorg dat je orders altijd goed zijn ingesteld. Zo bespaar je een hoop tijd op het (handmatig) wijzigen van facturen.  
• Heb je een boekhoudkoppeling? En krijg je de melding over niet doorgezette facturen? Bekijk dan de inhoud van de melding. Hierin zie je wat verkeerd gaat. Vaak kan je dit zelf oplossen omdat bijvoorbeeld de relatie niet overeenkomt in beide systemen.  

Do’s & Don'ts voor verlof binnen Yoobi

‍Het komt vaker voor dan je denkt: onduidelijkheden in verlofsaldi of op welke dagen iemand verlof heeft. 2 handige tips:

• Vul je urenregistratie aan met de Yoobi verlofmodule. Voor een relatief lage investering wordt het verlof voor alle medewerkers automatisch berekend en ontstaat er een helder inzicht in verlofsaldi en beschikbaarheid.
• Controleer de werkdagen van al je medewerkers. In Yoobi kun je alleen verlof of feestdagen registreren op dagen dat de medewerker volgens het contract in Yoobi ook echt werkt.

Do’s & Don'ts voor supportvragen

‍Wanneer je een vraagt hebt dan is het fijn als je snel antwoord krijgt. We hebben we een aantal tips zodat we je snel kunnen helpen:

• Heb je een supportvraag ingediend en nog geen antwoord? Check dan de status via de Help & Support-knop in Yoobi. Bij ingediende vragen kun je hier, bij de knop 'Ingediend', snel zien of de melding goed is binnen gekomen en wat de status is.
• Dien vragen altijd in via de blauwe Help & Supportknop. Niet via e-mail, op deze manier kunnen we je niet helpen.  
• Maak voor elke vraag/elk probleem een aparte melding aan, en geef zo gedetailleerd mogelijk aan wat je wilt bereiken en waar/hoe het dan mis gaat.
• Wil je een bijlage, screenshot of opname bij de melding leveren? Heel graag! Dien je melding via de Blauwe Help & Support-knop in. Korte tijd later ontvang je een bevestigingsmail van ons supportsysteem. Daarop kun je direct per e-mail antwoorden en in die mail je bijlage toevoegen. Laat het veld onderwerp ongewijzigd, dan wordt je bijlage automatisch aan de melding in ons systeem toegevoegd.

Algemene do’s & don'ts

‍We sluiten af met een aantal algemene do’s & don'ts:

• Kan een medewerker niet meer inloggen omdat hij/zij het wachtwoord is vergeten, of de account is geblokkeerd? De Yoobi-beheerder binnen je organisatie kan eenvoudig (in Yoobi via Personeel >> Medewerkers >> De blauwe knop 'Acties' rechtsboven bij de medewerker) een link naar je sturen, waarmee je een nieuw wachtwoord kunt maken. Ook kan je Yoobi-beheerder je account deblokkeren, als dat nodig is.
• Yoobi kent verschillende rollen. Bijvoorbeeld Administrator, Beheerder of Medewerker. Je kunt ook zelf nieuwe rollen creëren. De rollen hebben verschillende rechten binnen Yoobi. Bedenk daarom goed welke medewerker welke rechten moet hebben en welke rol daar bij past.
• Heb je nieuwe functionaliteiten toegevoegd? Dan wil je hier natuurlijk het maximale uithalen. Vaak doe je er dan goed aan om met onze consultant te praten. Hij helpt je met de inrichting. We zien vaak dat een geringe investering hierin later voor een grote besparing zorgt. Je hebt namelijk minder vragen en kunt dus efficiënter werken. Je kunt een afspraak eventueel ook via de Help & Support-knop aanvragen.

‍