Van groot kantoor naar de touwtjes in eigen handen

Na een jarenlange carrière bij een groot kantoor koos Henry van Hattem voor het pad van zelfstandige. Hij startte zijn eigen kantoor en richt zich hiermee grotendeels op de niche van gezinshuizen.  

Hierbij is de keuze gemaakt om af te wijken van de standaard om ieder kwartier te factureren en transparantie naar klanten toe: er wordt gewerkt met abonnementen en indien nodig bijgesteld. Incidenteel kleinschalig meerwerk? Dat ziet Henry graag door de vingers, hij zet in op een langdurige en transparante klantrelatie. Dat dit loont is duidelijk, de afgelopen jaren heeft Vedra Tax & Finance een significante groei gemaakt.  

Een gestroomlijnd administratief systeem

Toen Henry begon met zijn eigen onderneming had hij een duidelijke behoefte: een flexibel en gebruiksvriendelijk softwarepakket dat de administratieve processen kon vereenvoudigen. De wens hierbij was dat de software die hij zou kiezen naadloos zou integreren met Twinfield.

Daarom begon hij zijn zoektocht via de koppelingenpagina van Twinfield en kwam hij al snel Yoobi tegen. Hoewel hij nog niet bekend was met onze software, voelde de match direct goed. De belangrijkste vereisten waren helder: eenvoudige urenregistratie, CRM-functionaliteit, facturatie en een stabiele Twinfield-koppeling. ‍

Een systeem zonder fratsen, dat is wat ik zocht en vond in Yoobi.”

Een soepele start

Henry is ontzettend te spreken over het implementatieproces.   ‍

De implementatie van Yoobi werd echt gekenmerkt door persoonlijke begeleiding. Jurriaan had een zeer deskundige aanpak en weet echt álles van het systeem af. Dit werkte ontzettend fijn.”

Ook de supportafdeling bleek flexibel en responsief, met snelle oplossingen voor ad-hoc vragen.

Flexibele urenregistratie

De urenregistratie in Yoobi biedt Vedra de gewenste flexibiliteit. Medewerkers voegen gedetailleerde toelichtingen toe aan de urenregistraties. De uren worden op projectbasis geregistreerd. Voor iedere klant is er een project aangemaakt met de klantnaam en het boekjaar. Dit geeft Vedra inzicht in de tijdsbesteding per klant en helpt bij het bewaken van efficiency. ‍

Dankzij de rapporten voor urenregistratie zie ik in 1 oogopslag wanneer klanten te veel tijd kosten, zo hou ik in de gaten of dit incidenteel of structureel is en schakel ik bij wanneer nodig."

Speciaal voor deze inzichten is het pakket onlangs uitgebreid met de Inzichtmodule. Hiermee ontstaat de mogelijkheid om geautomatiseerd financiële maatwerkrapporten te draaien op het gebied van (te verwachten) omzet, geregistreerde uren, openstaande facturen en meer.

Transparante verlofregistratie

Met de groei van het kantoor werd de Verlofregistratiemodule essentieel. Daarom werd deze in 2023 aan het pakket toegevoegd. In een handomdraai dienen medewerkers een verlofaanvraag in. Bijkomend voordeel is dat er altijd inzicht is in het verlofsaldo van de medewerkers en het verlof automatisch wordt berekend aan hand van de contracturen.

Efficiëntieslag in de facturatie ‍

De facturatie ging van bewerkelijk naar razendsnel. Tegenwoordig wordt er in slechts 15 minuten gefactureerd voor al zijn klanten. Natuurlijk komt hier af en toe wat tijd bij voor een controle of het versturen van herinneringen, maar het proces verloopt soepel en efficiënt.

‍Het factureren gaat snel, maar wat écht verschil maakt is de Mollie-koppeling. Hiermee is een incassomachtiging zo geregeld en betalen klanten snel hun factuur.”

CRM zorgt voor goed relatiebeheer

Henry vindt het erg fijn dat dankzij het CRM hij alle klantinformatie op 1 plek heeft. Alles vinden hij en zijn collega’s terug in de relatiekaart. Taken, klantcontacten, offertes, maar ook het factuuroverzicht en openstaande posten.

Het is erg fijn dat ik alle relevante informatie onder 1 knop heb zitten, ik wissel eenvoudig tussen de tabbladen en zie precies wat ik wil zien."

Praktisch, efficiënt en tijdbesparend

Door te kiezen voor Yoobi heeft Vedra Tax & Finance een praktisch, efficiënt en tijdbesparende softwareoplossing in huis. Uren- en Verlofregistratie gaat snel en soepel, het facturatie- en incassoproces is geoptimaliseerd en er is continu inzicht in de openstaande facturen. De CRM-module maakt het af door alle informatie te bundelen op 1 plek.  

Benieuwd?

Benieuwd of Yoobi ook perfect bij jouw bedrijf past? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende demo.  

‍