Vlekkeloze urenregistratie en facturatie voor Corpo Mission

Sinds 2015 werkt Corpo Mission met de software van Yoobi. Toen we in 2016 met Bas Monster spraken, gebruikten ze voor 60 medewerkers urenregistratie en facturatie. Inmiddels zijn dit er 145 en is het pakket aangepast en uitgebreid aan de hand van deze groei. Hoog tijd om bij te praten en Bas te vragen waarom Yoobi na bijna 8 jaar nog steeds de juiste keuze voor hun is.  

Niet de grootste, wel de beste
Corpo Mission bemiddelt in tijdelijke en vaste functies voor woningcorporaties. Dit doen ze door het inzetten van professionals met ruime kennis en ervaring binnen de woningcorporatiesector.

Corpo Mission is niet de grootste detacheerder in deze branche maar wil wel de beste te zijn. Ze kiezen daarom voor kwaliteit en werken aan goede en langdurige relaties met zowel opdrachtgevers, vaste medewerkers en interimmers.  Een transparante werkwijze en een persoonlijke aanpak staat centraal.  

De keuze voor Yoobi

In 2015 koos Corpo Mission voor Yoobi. Destijds was er de wens om het proces van urenregistratie en facturatie te digitaliseren. 1 van de belangrijkste eisen was dat er een koppeling beschikbaar was met het recruitmentsysteem waar destijds mee werd gewerkt. Zo kwamen ze bij Yoobi terecht. Naast de koppeling en het feit dat het een complete oplossing is, was ook het contact met Bram, accountmanager bij Yoobi, erg prettig. Dit maakte de keuze om voor Yoobi te kiezen makkelijk.  

Meegroeien met de organisatie
Door de jaren heen is Corpo Mission gegroeid. Vanwege de modulaire opbouw is Yoobi door de tijd heen meegegroeid. Inmiddels wordt er gebruik gemaakt van een flink aantal modules. In het begin is er gekozen voor urenregistratie voor 55 medewerkers, verlof en facturatie (met boekhoudkoppeling).  

In de afgelopen jaren is Yoobi met ons meegegroeid. Hierdoor is het nog steeds het juiste pakket voor ons. Daarnaast levert het gebruik van Yoobi een enorme besparing op bij de facturatie. Het is fijn dat medewerkers een notificatie krijgen wanneer zij hun uren nog niet hebben geregistreerd.

‍

Inmiddels registreren 145 medewerkers hun uren via Yoobi en maken ze gebruik van de koppeling met Nmbrs voor de salarisadministratie. Het aantal gebruikers in verlof is afgenomen omdat de verhouding tussen interne medewerkers en externe medewerkers is veranderd. Vanwege deze verandering is er onlangs ook gekozen om gebruik te maken van Yoobi Selfbilling

Het belang van urenregistratie
Omdat Corpo Mission een detacheerder is, is het registreren van uren de basis van alle administratieve processen.  

Als detacheerder bestaan onze voornaamste inkomsten uit uren. Het is dan ook ontzettend belangrijk dat de registratie hiervan op orde is. Met deze basis zorgen we ervoor dat de facturatie en salarisadministratie vlekkeloos verloopt.

Wanneer er een nieuwe medewerker begint ontvangt deze een e-mail met de inloggegevens en een handleiding hoe Yoobi werkt. Hier wordt positief op gereageerd en zorgt eigenlijk nooit voor problemen. Veel medewerkers zijn het uit vorige functies al gewend om uren te registeren en in sommige gevallen hebben ze dit al eerder via Yoobi gedaan.  

De meerwaarde van Extern Accorderen
Naast een solide urenregistratie is het belangrijk voor Corpo Mission dat zij opdrachtgevers facturen sturen met goedgekeurde uren. De omzet is hiervan afhankelijk. Dit wordt binnen de software gewaarborgd met de module Extern Accorderen. Externe accordeurs ontvangen een e-mail met goed te keuren uren. Doordat de uren vooraf door de opdrachtgever worden goedgekeurd waarborgen ze een vlekkeloos facturatieproces.

Combinatie zorgt voor soepele facturatie
De combinatie van het registreren van uren en de externe accordering zorgt voor een soepele facturatie. Het grootste deel van de facturen is op regiebasis en deze worden dan ook wekelijks of maandelijks in bulk gefactureerd. Door de boekhoudkoppeling staat het ook direct goed in Twinfield. In enkele gevallen, bijvoorbeeld bij een werving en selectie traject, wordt er ook gebruikt gemaakt van fixed-price facturen.

Inrichten zoals je zelf wilt
Wat betreft de urenregistratie vindt Bas het erg fijn dat je het inricht zoals je zelf wilt. Corpo Mission doet dit door de registratierechten  in te stellen per medewerker. Hierdoor zien medewerkers alleen de projecten waarop zij uren schrijven. Ook is het voor medewerkers mogelijk om overuren te registreren. Deze overuren worden toegevoegd aan het verlofsaldo om later op te nemen of uit te laten betalen. Door middel van de Nmbrs-koppeling worden deze mutaties doorgeschoten naar de salarisadministratie.  

Selfbilling bespaart bijna 50% van de tijd
De grootste aanleiding voor het starten met Selfbilling van Yoobi was de toename van het aantal zzp’ers die gedetacheerd wordt door Corpo Mission. Door deze groei kwamen er ontzettend veel verschillende facturen binnen. Het gebruik van deze module staat nog in de kinderschoenen maar de verwachting is dat het straks erg veel tijd bespaart omdat er veel minder correcties nodig zijn.  

De verwachting is dat er zeker 3 uur per week wordt bespaard ten opzichte van het oude proces. Dat is in het geval van Corpo Mission bijna 50%. De administratieve dame werkt namelijk 8 uur per week bij Corpo Mission.

Rapportage voor inkoop en verkoop
Bas heeft vooral contact met support wanneer hij een mogelijkheid mist in de software. Zo ziet hij, bijvoorbeeld, mogelijkheden om Extern Accorderen nog handiger te maken. Bijvoorbeeld door het bundelen van e-mails met accorderingsverzoeken.  

Bas is erg tevreden over de manier waarop er met Yoobi gewerkt wordt maar hij heeft nog wel een wens. Momenteel is er nog geen projectinkoop beschikbaar in Yoobi. Rapportage technisch zou Bas dit ook graag binnen de software doen. Mede hierdoor werkt Bas nu mee aan een gebruikersonderzoek hoe projectinkoop binnen Yoobi vormgegeven gaat worden.  

Nieuwsgierig?
Ben jij ook op zoek naar software voor urenregistratie en facturatie? Plan direct een vrijblijvende demo met 1 van onze specialisten of neem contact met ons op.