Proact stuurt gericht op KPI's met Yoobi

30 jaar expertise

Proact is actief in 12 landen en heeft zo’n 1200 medewerkers, waarvan ongeveer 300 werken in Nederland en België. Onlangs vierde Proact haar 30-jarig jubileum, een mijlpaal in het leveren van de beste kennis en service om IT-processen van klanten te optimaliseren. De medewerkers bij Proact richten zich op het begrijpen van de unieke behoeften van hun klanten, wat leidt tot langdurige klantrelaties en een succesvolle aanpak voor complexe IT-vraagstukken.

Behoefte voor een goed systeem voor urenregistratie en planning

Mark en zijn collega’s werkten al met een ERP-pakket voor urenregistratie, maar dit voldeed niet aan hun wensen voor projectmanagement.  

Het was voor Mark een uitdaging om het hoger management te overtuigen om voor een ander systeem te kiezen. Hoewel Proact Global initieel de voorkeur had om wereldwijd met hetzelfde systeem te werken, overtuigde Mark hen al snel dat Yoobi een gebruiksvriendelijk, flexibel en overzichtelijk alternatief bood.

Toen Proact België ook een nieuw systeem nodig had, was de keuze eenvoudig; zij stapten ook over op Yoobi.

Yoobi is gebruiksvriendelijk, heeft veel rapportagemogelijkheden en is een compleet systeem"

Yoobi ondersteunt bij groei Proact

Sinds de start met Yoobi is Proact aanzienlijk gegroeid. In 2015 werkten 21 medewerkers met de modules Urenregistratie, Projecten, Facturatie, Verlof en Extern accorderen. Inmiddels werken ruim 200 medewerkers in Yoobi, en zijn de modules Planning, CRM Basis en de Inzichtmodule toegevoegd.  

Het is in Yoobi zo geregeld om bv's en afdelingen toe te voegen, hierdoor is het schaalbaar en flexibel, dit ondersteunt de groei van Proact”  

Het systeem biedt hun overzicht in projecten en inzetbaarheid van consultants, iets wat zonder Yoobi lastig in kaart te brengen zou zijn.

Uren registreren zonder gedoe

Medewerkers registreren hun uren hoofdzakelijk via hun laptop, en af en toe via de Yoobi-app. Nieuwe medewerkers worden bij aanvang wegwijs gemaakt in Yoobi, wat hen snel vertrouwd maakt met het systeem. Lisa zegt hierover;

Uren registreren in Yoobi spreekt voor zich, Het systeem is zo intuïtief dat we zelden vragen krijgen van nieuwe medewerkers.”

Op operationeel vlak biedt Yoobi ook veel voordelen geeft Mark aan;

Door uren te registreren, kunnen we nauwkeurig op budget sturen. Met wekelijkse rapportages hebben we inzicht in de declarabiliteit van medewerkers en kunnen we eenvoudig zien of de KPI’s zijn gehaald.”  

Overuren soepel geregeld

Als medewerkers overuren draaien, worden deze meteen vastgelegd in de timesheet. Dankzij de Verlofmodule wordt achter de schermen een tijd-voor-tijd saldo aangemaakt. Dit saldo kan door medewerkers eenvoudig op een later moment worden opgenomen zonder aanvullende verlofaanvragen. Bovendien kunnen medewerkers ervoor kiezen om hun tijd-voor-tijd saldo te laten uitbetalen. Mark licht toe:

‍Door de overuren direct als tijd voor tijd saldo te verwerken is de compensatie direct inzichtelijk, medewerkers hebben vervolgens de mogelijkheid om dit te compenseren of om het uit te laten betalen. Het is altijd zo geregeld”

Extern accorderen

Ook maakt Proact gebruik van de uitbreiding Extern Accorderen. Deze module zorgt ervoor dat opdrachtgevers in 1 oogopslag kunnen zien welke uren nog niet zijn goedgekeurd, en er eenvoudig herinneringen kunnen worden verstuurd. Dit scheelt vooral Lisa enorm veel tijd;

Het goedkeuringsproces gaat nu aanzienlijk sneller dan voorheen. Waar we soms maanden wachtten op een fysieke goedkeuring, verloopt dit nu digitaal en direct.”

Ook opdrachtgevers waarderen deze manier van accorderen; uit een recente peiling blijkt dat 87% positief reageert op de tijdsbesparing. Mark merkt wel op dat sommige opdrachtgevers een voorkeur hebben voor het bundelen van goedkeuringsnotificaties in plaats van meerdere losse e-mails.

Flinke tijdsbesparing op facturatie

Proact is voor facturatie gebonden aan het systeem van het moederbedrijf in Zweden, maar maakt daarnaast gebruik van onze Facturatiemodule. Wanneer uren extern zijn geaccordeerd, rolt er automatisch een factuurvoorstel uit, gebaseerd op vastgelegde prijsafspraken. Proforma facturen worden daarna geëxporteerd uit Yoobi en geïmporteerd in Navision, het ERP systeem waarmee wordt gewerkt. Ondanks deze extra stap bespaart Proact aanzienlijk tijd. Mark legt uit:

Het proces is minder foutgevoelig, wat correcties vermindert en de facturatie versnelt.”

CRM als basis voor werkzaamheden en inzicht

Het uitgebreide taakbeheer binnen Yoobi vormt de basis voor de planning van werkzaamheden. Consultants en architecten weten door deze planning precies welke taken ze wanneer moeten uitvoeren.

De taken vanuit het CRM zijn voor ons essentieel, hierdoor weten we precies hoeveel uur er voor welke werkzaamheden is ingepland”

Naast CRM Basis is de uitbreiding Vrije Velden volop in ontwikkeling. De Vrije Velden worden vooral gebruikt om een onderscheid aan te brengen in het type klant. Dit zorgt er vervolgens voor dat er, met behulp van de Inzichtmodule, specifiekere rapporten gemaakt worden die worden gekoppeld aan het Power BI dashboard. Een aantal voorbeelden van zo’n rapport;

• Facturabele uren per land
• Facturabele uren per periode  
• Facturabele uren per afdeling
• Uren per type werkzaamheden of activiteiten
• Declarabiliteit van projecten

Daarnaast gebruikt Proact een aantal standaardrapporten binnen Yoobi, zoals financieel resultaat van projecten en projecturen per medewerker.

Weinig support nodig

Doordat Yoobi intuïtief werkt, heeft het team van Proact weinig contact nodig met de supportafdeling. Wanneer er een vraag is, ervaren Mark en Lisa dat deze snel en kundig wordt beantwoord.  

‍De drempel om een vraag te stellen is laag, en er wordt altijd de tijd genomen om ons goed te helpen.”  

‍Over de gehele linie 80% tijd bespaard‍

Proact hecht waarde aan meetbare resultaten, en de cijfers spreken voor zich.

Het proces van urenregistratie naar facturatie en het plannen van medewerkers is volledig gestroomlijnd, hierdoor wordt er bij de PMO-medewerkers 80% aan tijd bespaard”

Lisa vult hierbij aan dat ook zeker voor het Extern Accorderen deel er grote winst in geboekt. Maar naast de tijdsbesparing is er nog een belangrijk voordeel voor Proact in het gebruik van Yoobi:  

Doordat het voor Proact BV zo goed liep hebben we dit als business case gebruikt om ook andere business units, zoals België te overtuigen om te kiezen voor Yoobi.”

Op de vraag of Mark en Lisa nog wensen hebben, geven ze aan dat het volledig automatiseren van proforma facturen in Navision nog extra tijdwinst kan opleveren. Verder onderzoeken ze momenteel of de recent gelanceerde Dienstenplanning nog beter aansluit op hun processen dan de traditionele medewerkersplanning.

Al met al zijn Mark en Lisa na acht jaar nog steeds bijzonder tevreden met Yoobi.  

Benieuwd naar onze totaaloplossing?

Wil jij ook alles van urenregistratie tot facturatie goed regelen in 1 systeem? Onze specialisten leggen graag aan je uit wat er mogelijk is. Ontdek het zelf met een vrijblijvende demo of proefversie.

‍