Grip op uren en verlof met slimme digitalisering

Financieel Maatwerk voor het MKB

Ovendo is een financiële dienstverlener die zich heeft gespecialiseerd in het ontzorgen van het midden- en kleinbedrijf. Met een uitgebreid en flexibel dienstenpakket helpt het bedrijf ondernemers hun administratieve processen te digitaliseren, zodat zij zich volledig kunnen concentreren op hun kernactiviteiten.

Zicht krijgen op uren en verlof

Ten tijde van hun zoektocht naar een geschikte oplossing verwerkte Ovendo haar administratie in Exact Online, maar de groei van het kantoor maakte duidelijk dat er behoefte was aan een gespecialiseerde tool voor urenregistratie.

Voorheen hadden we geen transparant systeem om onze uren nauwkeurig bij te houden, als je werkt op basis van abonnementen, is het cruciaal om exact te weten hoeveel uren er worden besteed aan verschillende projecten."

Intuïtief en goed geprijsd  

Na een korte oriëntatie viel de keuze al snel op Yoobi. De software bleek perfect aan te sluiten bij de specifieke behoeften van Ovendo. De intuïtieve interface, nauwkeurige tijdsregistratie en gunstige prijsstelling waren doorslaggevende factoren bij de keuze.

Alle medewerkers van Ovendo hebben de software omarmd en gebruiken deze consequent gedurende de hele werkdag. Wanneer er een nieuwe medewerker start wordt het proces direct uitgelegd. Zo weet iedereen wat er verwacht wordt en hoe het werkt.

Yoobi staat de hele dag open. Onze medewerkers registreren hun uren nauwkeurig, wat ons een gedetailleerd inzicht geeft in onze tijdsbesteding."

Van de medewerkers wordt verwacht dat ze iedere week de week afsluiten, wanneer dit vergeten wordt dan krijgen ze op maandagochtend een herinnering dit alsnog te doen.

Duidelijkheid in budgetbewaking

Het systeem biedt Ovendo meer dan alleen een manier om uren bij te houden. Door projecten per klant en boekjaar te registreren, signaleren ze klantgroei nauwkeurig en weten ze beter wanneer een klant een groter abonnement nodig heeft.

Met de rapporten heb ik de juiste informatie binnen handbereik om bij te sturen”

Niels heeft aan dat het er te vaak bij inschiet om een rapport te draaien. Wat hij nog niet wist: gelukkig is het ook mogelijk in rapporten automatisch te delen waardoor ze periodiek in zijn inbox belanden. Zo draagt de urenregistratie bij aan de budgetbewaking.

Inzicht in verlof

De Verlofmodule heeft eveneens flinke toegevoegde waarde. Zonder Verlofregistratie zou het berekenen van verlof een arbeidsintensieve klus zijn. Nu zorgt Yoobi  voor automatische berekeningen van verlofsaldi, zelfs bij contractwijzigingen. Niels is vooral te spreken over de flexibiliteit van het systeem:

We kunnen nu eenvoudig verschillende vormen van verlof bijhouden, van standaard vakantiedagen tot ouderschapsverlof en incidenteel overwerk. Het systeem doet het rekenwerk voor ons."

Uitbreiding met Facturatiemodule

In 2023 nam Ovendo administratiekantoor Hoogeveen over. Hoogeveen werkte destijds nog zonder gespecialiseerde software voor urenregistratie en facturatie. Voor Ovendo was dit een logisch moment om het pakket uit te breiden en beide organisaties te laten profiteren van de voordelen van Yoobi.

Waar Ovendo al jaren werkte met een abonnementsmodel, moest Hoogeveen deze manier van werken nog omarmen. De urenregistratie vormt nu de fundamentele basis voor het facturatieproces.  

Geregistreerde uren worden, na goedkeuring, direct omgezet in een factuurvoorstel, dat vervolgens met slechts enkele klikken wordt verzonden. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op administratieve fouten en gemiste omzet.

Nieuwe klanten van Hoogeveen worden direct via een abonnementsmodel gefactureerd. Dankzij de uitbreiding met de module voor producten en abonnementen kunnen deze contracten nu eenvoudig en periodiek worden gefactureerd. Het systeem houdt automatisch bij wanneer een factuur moet worden aangemaakt, wat de administratieve last aanzienlijk verlicht.

Grenzen opgerekt

Tijdens de implementatie bleek dat Hoogeveen wel wat anders factureerde dan hoe Yoobi het had ingericht, zoals bijvoorbeeld met onderhanden werk.

Tijdens de implementatie werd er goed meegedacht en werden de grenzen van Yoobi wat opgerekt, nu werkt alles goed”

Toekomstperspectief

8 jaar na de eerste implementatie is Ovendo nog steeds enthousiast over Yoobi en wordt er dagelijks naar volle tevredenheid mee gewerkt.

Yoobi is een zeer toegankelijk pakket voor een goede prijs”

‍Benieuwd?

Benieuwd of Yoobi ook perfect bij jouw bedrijf past? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende demo.  

‍