Meer inzicht voor Hellemans Consultancy

Zoektocht nieuwe software

Hellemans Consultancy is al flink wat jaren actief en vanaf het begin is er goede interne communicatie. Iedereen was van elkaar op de hoogte wat hij of zij deed, waar dat gebeurde en met wie. Door de jaren heen zijn ze flink gegroeid:

We zijn onderdeel geworden van Unica waardoor we nu onder de vlag van Unica Energy Solutions met meer collega’s werkzaam zijn. Dan moet je dingen op een andere manier gaan vastleggen. Ook vanwege het verloop van personeel. We wilden in 1 oogopslag kunnen zien wat er bij iemand op zijn of haar bordje lag, om het te werk te kunnen verdelen over nieuwe medewerkers.”

Om dat te ondervangen heeft Hellemans voor CRM gekozen.  

Daarnaast draait het grotendeels om consultancy, oftewel uren. Waar worden de uren aan besteed? Zijn het interne projecten of werkzaamheden voor klanten? Het is voor de organisatie van belang om te signaleren waar ze tijd verliezen. Vanwege het feit dat urenregistratie een module is binnen Yoobi zijn ze van start gegaan deze module om te voorkomen dat collega’s gebruik moeten maken van veel verschillende systemen voor de administratie van de dagelijkse werkzaamheden.

‍Snel aan de slag met Yoobi

‍De medewerkers van Hellemans beschikken over uiteenlopende disciplines en zijn afkomstig van verschillende bedrijven. Ze nemen daardoor andere ervaringen mee. De consultants zijn begonnen met het gebruik van Yoobi en nu werkt iedereen ermee. Veel consultants zijn gewend hun uren te registreren. Als ze merken dat een medewerker de uren niet (juist) registreert in Yoobi, gaan ze vroegtijdig het gesprek aan om de oorzaak te vinden, vertelt Johan:

‘Degene met weerstand zal denken; dit brengt me niks, het is een administratieve last. Waar een andere consultant zal aangeven dat deze werkwijze je op de lange termijn meer gaat brengen. Het komt beter over als je dit van een gelijkwaardige collega hoort. Zeker in de opstartfase hebben we collega’s die voorstaander zijn van het gebruik van Yoobi in gesprek gebracht met collega’s waarbij weerstand was. Zo’n gespreksvorm tussen gelijkwaardige collega’s levert vaak veel op.”

‍Conforme werkwijze in urenregistratie

‍Yoobi is in het begin voor iedereen nieuw, daarom is het belangrijk dat het goed en regelmatig gebruikt wordt. Inmiddels registreert iedereen de uren en draait het management rapporten om inzicht te krijgen in die uren. Vooral de manier waarop uren worden geschreven is voor Hellemans interessant. Er bleek namelijk een interpretatieverschil te zijn, waardoor gewerkte uren op verschillende manieren werden geregistreerd. Het inzicht wat Yoobi hun gaf in de urenregistratie en de manier waarop de medewerkers uren schrijven, heeft de organisatie doen beslissen te snijden in het aantal projecten en activiteiten waarop collega’s uren registreren.  

Werken in 1 systeem

Ook is de organisatie van start gegaan met Power BI. Ze gebruiken Yoobi als gegevensbron en visualiseren die data met een dashboard in Power BI. ‍Alles bij elkaar hebben ze een andere kijk op mensen en methodes gekregen. Ze stellen zichzelf voortdurend de vraag of ze dingen op de juiste manier doen en of ze het efficiënt genoeg aanpakken. Daarbij kijkt Hellemans ook naar de manier waarop ze projecten uitvoeren, met welke mensen ze dat doen, hoe het staat met de declarabiliteit van medewerkers en welke methode ze gebruiken. Dat kan nu, omdat ze vanuit 1 systeem exact weten waar ze mensen voor inzetten en wat de verwachting is.

Benieuwd naar onze totaaloplossing?

Wil jij ook alles van urenregistratie tot facturatie goed regelen in 1 systeem? Onze specialisten leggen graag aan je uit wat er mogelijk is. Ontdek het zelf met een vrijblijvende demo of proefversie.