‍De zoektocht naar de juiste software

Yoshi ging vorig voorjaar op zoek naar software om uren te registeren om te zorgen dat Dens Power altijd voldoet aan de administratieve eisen van het toekennen van subsidies.

Als snelgroeiend bedrijf in de groene energiesector moeten we veel ballen in de lucht houden. Onze focus ligt op R&D, waarbij we veel werken met subsidies. We registreerden onze uren eerst in een HRM-pakket, maar dat was erg omslachtig. Met zeker 4 verschillende subsidietrajecten tegelijk wisten we dat we een betere oplossing nodig hadden."

Na een zoektocht op internet kwam Yoshi al snel op de website van Yoobi terecht.  

Wat direct opviel: jullie boden precies wat wij zochten voor een acceptabele prijs. Bij concurrenten vond ik dat simpelweg niet."

Voor Yoshi was de prijs-kwaliteitverhouding dan ook doorslaggevend. Omdat zowel de voorraad van materialen en facturatie in andere software wordt bijgehouden was Yoshi echt alleen op zoek naar een goede oplossing voor urenregistratie
‍

We zagen direct dat Yoobi ons hielp bij de uitdagingen waar we tegenaan liepen: efficiënte urenregistratie én een systeem dat naadloos aansluit bij onze subsidietrajecten."

Soepele implementatie

Nadat de keuze na een demo al vrij snel op Yoobi viel werd er stap voor stap verder gewerkt. Dit was soms even zoeken omdat Yoshi soms iets nét wat anders wilde dan standaard was.

De implementatie verliep goed. Vooral het WBSO-gedeelte werkt nu uitstekend dankzij de mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen."

Er is dan ook weinig contact met de supportafdeling, alles loopt soepel. In de beginfase was er wel wat meer contact en daar is Yoshi erg tevreden over.  
‍

Na de implementatiefase hebben we eigenlijk nauwelijks nog vragen voor de supportafdeling. Dat zegt veel over de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Als we al contact opnemen, krijgen we snel antwoord."

Snel uren registreren

Het bedrijf blijft groeien, met regelmaat wordt het aantal de gebruikers dan ook uitgebreidt. Van de 120 collega’s registreren er nu 74 hun uren in Yoobi. Het is belangrijk dat nieuwe medewerkers direct een goede uitleg krijgen.  

We geven nieuwe collega's een grondige uitleg hoe ze hun uren moeten registreren. Omdat we met zoveel verschillende projecten werken, is dat in het begin even wennen. Maar zodra ze het doen, gaat het registreren snel en eenvoudig."

Wat hierbij echt van pas komt is de recent geïntroduceerde functie om projecten mee vast te zetten;

De pin-functie is echt ideaal! Met zoveel projecten is het fijne dat medewerkers hun meest gebruikte projecten bovenaan vast zetten. Ook merken we dat het systeem zo intuïtief werkt dat mensen na een korte inwerkperiode probleemloos hun uren registreren."

Het komt weleens voor dat er een foutje in het afsluiten van de timesheets voorkomt, maar dit wordt door Yoshi altijd snel gesignaleerd en opgelost.

Alles goed geregistreerd voor subsidies

Yoshi koos voor Yoobi vanwege de noodzaak om WBSO-uren en uren voor andere subsidies goed vast te leggen. Hiervoor wordt gewerkt met een aantal projecten. De medewerkers registreren hierop hun uren en voorzien deze van een opmerking. Vervolgens controleert Yoshi of alles goed staat.  

Met vier tot vijf subsidietrajecten tegelijk moet onze registratie gewoon perfect zijn. Met Yoobi lukt dat dankzij de trefwoorden en labels waarmee we alles correct invoeren. Het systeem laat precies zien wat we nodig hebben."

De API als belangrijke aanvulling

Om vervolgens te zorgen dat alles ook goed verantwoord wordt richting koos Yoshi ervoor om ook te werken met de Yoobi API. Hierdoor wordt het mogelijk om de geregistreerde uren direct naar hun power BI dashboard te sturen.  

De API-functionaliteit is voor ons erg belangrijk. Hiermee sturen we gegevens rechtstreeks naar Power BI, waardoor alle projecten onder de juiste subsidie vallen. Onze materialen zitten in een ander programma, maar dankzij de API brengen we alles samen. Zo zorgen we dat alle informatie voor de subsidieverstrekkers klopt. Dat bespaart ons tijd en zorgen!"

Jouw bedrijf ook klaar voor de juiste software?

Ruim 850 bedrijven kiezen voor de software van Yoobi. Benieuwd hoe Yoobi het verschil maakt binnen jouw kantoor? Onze specialisten staan voor je klaar en kijken graag welk pakket bij jou past. Plan een vrijblijvende demo of vraag een proefversie aan en ontdek het zelf.