Zo groeit Yoobi al 7 jaar mee met Kenonz

Sinds 2017 werkt Kenonz met Yoobi. Door de jaren heen groeide de organisatie. Yoobi groeit met hen mee. We spraken met financieel directeur Melle Tilma. Hij vertelt hoe zij met onze software werken en waarom Yoobi een goede match is.

Van de schuur naar 450 medewerkers
Kenonz werd eind 2012 opgericht, toen nog vanuit de schuur van 1 van de oprichters. Als snel bleek het zo succesvol dat er werd uitgebreid. Vandaag de dag zijn er 5 vakgebieden van waaruit zo’n 700 collega’s worden gedetacheerd, te weten Fysieke leefomgeving, Sociaal Domein, Bedrijfsvoering, Digitale informatievoorziening en Civiel & infra.

Ondanks de enorme groeit blijft de persoonlijke aanpak en echte Kenonz mentaliteit de grootste kracht. Naast de gedetacheerde specialisten zijn er nog ruim 60 Kenonz medewerkers aan de slag op hun 4 kantoren. Het team wordt gecompleteerd door kantoorhond Sam, specialist in ontspanning en werkgeluk.

Onmisbaar in dagelijkse werkzaamheden
In 2017 begon Kenonz met 200 medewerkers uren en verlof te registreren. Ook kozen zij destijds direct voor de facturatiemodule inclusief boekhoudkoppeling. Inmiddels registreren ruim 750 medewerkers hun uren en is het pakket uitgebreid met selfbilling, inzicht en de API-koppeling. Kortom, Yoobi is onmisbaar in de dagelijkse werkzaamheden.

‍Er komt toch steeds meer informatiebehoefte. Daardoor wil je op een gegeven moment wél die inzichtmodule en dan wil je op een ander vlak ook verbetering, waardoor je wél de API-koppeling wilt. Je wilt natuurlijk niet dat je alle facturen die je hebt gemaakt, handmatig in het boekhoudsysteem moet zetten. Dus die API-koppeling maakt ons leven een heel stuk makkelijker!

‍

Meer mogelijkheden
Voorheen werkte Kenonz met een andere oplossing. Deze was echter vrij eenvoudig en had weinig mogelijkheden wat betreft uitbreidingen. Hierdoor was er nog veel handmatig werk nodig binnen het facturatieproces. Dit kostte te veel tijd. Dit was de aanleiding voor Kenonz om op zoek te gaan naar een passende oplossing. Van hun toenmalige leverancier kregen ze de tip om naar Yoobi te kijken.

‍
We zochten naar meer diepgang en maatwerk voor onze facturering en bedrijfsprocessen. Yoobi is behoorlijk vrij in te richten naar hoe wij het willen. Zo maakten we stappen, waardoor we nu staan waar we staan.

Implementatie door externen
Dat Yoobi veel voordelen kent, dat is bij Kenonz wel duidelijk. Melle weet nog wel te vertellen dat de opstart initieel wat lastig was omdat ze intern geen ICT-ers in huis hadden om het in te richten. Nadat de keuze was gemaakt om externe hulp in te schakelen, zijn er grote slagen gemaakt om alle voordelen van het werken met Yoobi volledig te benutten.

Het implementatieproces heeft even geduurd, omdat wij er in het begin zelf niet de aandacht aan gaven die nodig was. Toen het eenmaal werd opgepakt, stond Yoobi hartstikke snel. In het begin hebben we er te veel omheen gewerkt. Nu vertrouwen we Yoobi volledig en werken we zoals het moet.

‍

Je wordt gehoord
Wanneer je als organisatie gebruik maakt van zoveel van de mogelijkheden van Yoobi dan is het niet meer dan logisch dat er zo nu en dan eens vragen zijn. Melle vertelt over de ervaringen met onze supportafdeling.

Wij hebben nauw contact met support. Na een supportmelding komt er altijd direct actie, je wordt gehoord en het wordt gewoon opgelost. In de meeste gevallen wordt het vrijwel direct opgelost, soms duurt het iets langer als de hulpvraag complexer is. De snelheid, daar word je bij Yoobi wel blij van. Daarnaast hebben we ongeveer één keer in het kwartaal een half uurtje online overleg met Jurriaan om alles weer door te nemen, zo maak je stappen.‍

‍
Self billing module bespaart heel veel tijd
Sinds de zomer van 2020 is het mogelijk om bij Yoobi de selfbilling module af te nemen. Met self-billing draai je het facturatieproces bij het inhuren van zzp'ers om. In plaats van dat alle zzp'ers een losse factuur sturen neem je de zzp'ers het werk uit handen en je verstuurt de factuur voor hun.

Kenonz ging in 2021 aan de slag met deze module. Reden voor hen om te kiezen voor deze module is omdat zij voor een groot deel met zzp'ers werken. Er werd dan ook een enorme tijdsbesparing verwacht.

‍
De module self billing, daar zijn wij heel blij mee. Het werkt voor ons perfect! Dit scheelt enorm veel tijd. Door self billing worden uren vlot goedgekeurd en krijgen de zzp’ers verrassend snel betaald, iedereen blij!

‍

Thuiswerkvergoeding eenvoudig te registreren
Het thuiswerkadvies is inmiddels volledig vervallen. Toch werken veel mensen nog (deels) thuis. Zo ook bij Kenonz. Vanwege de veranderende wet- en regelgeving is het voor Kenonz belangrijk dit goed te kunnen registreren. Zij maken immers ook gebruik van de thuiswerkvergoeding van €2,- per dag.

‍
We hebben met Yoobi even overlegd hoe dit aan te pakken. Uiteindelijk is er een regel bijgekomen in de urenstaat. Je kunt hier een 1 invullen en dan krijg je die dag thuiswerkvergoeding uitbetaald. En omdat dat dan goed geregistreerd is, kunnen wij dit op een eenvoudige manier factureren naar onze klant.‍

‍
Verbetering op alle vlakken
Dit jaar werkt Kenonz alweer 5 jaar met Yoobi. Daarom vroegen we Melle naar de meest significante verbeteringen sinds zij werken met Yoobi. Het zijn vooral de Facturatiemodule en Selfbilling oplossing die hier de koploper in zijn.

‍
We kunnen de accorderingsslag afdwingen, de facturen komen nu per direct in het boekhoudsysteem te staan. De self billing module zorgt voor overzicht en tijdwinst. We hoeven nu zeker 150 facturen per maand niet meer te controleren.‍

‍
Een klein nadeel is dat sommige medewerkers uren niet of te laat registreren. De notificatiemail die hier standaard voor verstuurd wordt, zet hierin geen zoden aan de dijk.

‍
Grote verbeterpunten heb ik niet, ik ben eigenlijk best wel blij!‍

‍
Yoobi denkt met je mee, is goed bereikbaar en biedt maatwerk
Er is geen betere reclame dan mond-tot-mond reclame. Daarom is de laatste vraag altijd of ze Yoobi aan zouden bevelen en vooral waarom dan. Het antwoord van Melle is een antwoord om in te lijsten.

Ik ben blij met het feit dat wij met een partij werken die we gewoon kunnen bereiken. We krijgen snel reactie van de helpdesk en we hebben per kwartaal even contact. Het gaat op een manier die heel goed bij ons past, we kunnen gewoon contact hebben en er wordt met je meegedacht. Daarnaast heeft Yoobi een pakket dat je tot op zekere hoogte op maat kan maken, zodat het past binnen jouw bedrijfsmodel.‍

‍
Meer weten?
Wil je meer weten over Yoobi en of het bij jouw organisatie past? Neem dan contact met ons op via sales@yoobi.nl of vraag direct een vrijblijvende demo aan.

‍