Klantcase Aram Group

Aram is een internationale organisatie die zich richt op projectbeheersing. Aram detacheert professionals met ervaring en specialistische kennis, om projecten succesvol te beheren. Om de kennis van deze professionals te vergroten hebben zij Aram Academy opgericht, waar organisaties gespecialiseerde opleidingen op het gebied van projectbeheersing kunnen volgen. Als derde pijler van de dienstverlening levert Aram technische support, bijvoorbeeld bij implementaties.

Sylvia de Jong is werkzaam voor de financiële administratie van de Aram Group en verteld waarom zij voor Yoobi hebben gekozen.

Medewerkers van Aram vulden hun uren in in het programma Weburen en deze uren werden doorgezet naar Exact Globe. Vooral de projectmodule van Exact Globe werkte niet efficiënt voor onze dienstverlening. Daarnaast was de mogelijkheid om facturen elektronisch te versturen erg complex.

In onze zoektocht naar een urenregistratiesysteem kwamen wij als snel terecht bij Yoobi. Wij zijn van start gegaan met een demo-account en hebben tijdens de proefperiode ervaren dat Yoobi goed werkt voor ons. Het programma ziet er overzichtelijk uit en heeft de mogelijkheden die wij zochten.

Werkwijze

‍Op dit moment maken mijn collega en ik projecten aan in Yoobi, waarna medewerkers uren registreren op deze projecten. Dit doen zij met de Yoobi app of via de webversie. Zodra de timesheet is gesloten en wij akkoord hebben van de externe opdrachtgever, maken wij de factuur op. Prettig hierbij is dat dit proces in Yoobi voor een groot deel is geautomatiseerd. Yoobi stuurt een e-mail naar de medewerker met het verzoek uren te registreren of de timesheet te sluiten en bied deze uren vervolgens automatisch voor akkoord aan bij de opdrachtgever. Zodra wij het akkoord van de opdrachtgevers ontvangen, starten wij met de (online) facturatie.

Twinfield

‍Naast Yoobi zijn wij dit jaar ook gestart met het online boekhoudprogramma Twinfield. Door de automatische koppeling tussen Yoobi en Twinfield hoef ik geen gegevens te importeren en worden alle facturen automatisch opgenomen in de juiste boekhouding. Dit is belangrijk, omdat wij bij Aram 15 administraties hebben, waarvan er 7 gekoppeld zijn met Yoobi. Iedere afdeling is een aparte BV, met een eigen boekhouding en administratie, inclusief een eigen factuurschema. De intercompany facturatie oplossing die wij hier voor gebruiken is ideaal. Projecten die zijn aangemerkt als intercompany, worden intern doorbelast met aparte tarieven.

Salariëring

‍Doordat alle medewerkers van Aram uren registreren in Yoobi, bouwen zij via dit systeem ook verlof op en is dit meteen ingeregeld. Praktisch, omdat wij ook werken met overwerk en het uitbetalen van opgebouwde tijd-voor-tijd uren.

Rapportage

‍Wij hebben een rapportage laten samenstellen voor de salariëring. De rapportage geeft inzicht in tijd-voor-tijd uren, woon-werk kilometers, geregistreerde uren en contracturen. Deze informatie hebben wij nodig voor de verloning en door deze rapportage op maat te laten maken hebben wij op elk moment een actueel overzicht van de juiste gegevens.

Voordelen

‍Wij hopen dat het werken met Yoobi ons snel tijdswinst oplevert, omdat we efficiënter zijn gaan werken. Vooral bij het facturatieproces. Ik kan facturen mailen naar opdrachtgevers en Yoobi voegt hier automatisch de urenstaat van de medewerker aan toe.

Door Yoobi is het makkelijk een dossier per project aan te leggen, waardoor we snel de juiste informatie kunnen vinden. Ook de rapporten zijn eenvoudig te printen. Er zijn veel mogelijkheden en er is altijd wel iets bruikbaars te vinden in de lijst.

Support

‍Ik heb al vaak contact gehad met het Yoobi Support Team en en ik kan bij hen terecht voor uiteenlopende vragen. Van ‘waar kan ik een knopje vinden’, tot het aanpassen van de factuur lay-out en om mee te denken over de Cross-Invoice oplossing die wij gebruiken.

Conclusie

‍We werken nog maar kort met Yoobi en zijn nog volop op ontdekkingstocht. Maar ik zou Yoobi zeker aanbevelen bij mijn relaties.

Meer informatie?

‍Wil je meer weten over de manier waarop de Aram Group werkt met Yoobi, of heb je een vraag over een van de modules? Neem contact met ons op of plan direct een vrijblijvende demo. Onze specialisten vertellen je graag meer.