Projectadministratie inzichtelijk gemaakt

Wijbenga | Tromp Architecten en Adviseurs bestaat al ruim 40 jaar als familiebedrijf. In 2007 namen Albrecht Wijbenga en Tineke Wijbenga het stokje over van hun vader. Sindsdien runnen zij het bedrijf met passie. Ze ontwikkelen, ontwerpen en realiseren diverse projecten met een team van 20 medewerkers. In 2014 maakten ze de keuze voor de urenregistratie en projectmanagement via de software van Yoobi. Albrecht Wijbenga vertelt meer over dit proces en wat het hun de afgelopen jaren heeft gebracht.  

Van handmatig naar realtime

Toen Wijbenga | Tromp op zoek ging naar software werden uren nog handmatig ingevoerd en was er geen realtime inzicht in de projectvoortgang. Bij het selecteren van de juiste urenregistratie en projectmanagement software was dit een voorwaarde. Een ander belangrijk speerpunt was de wens om projectadministratie los te houden van de bedrijfsadministratie.

We waren op zoek naar een systeem waarmee we makkelijk aan de slag konden. We wilden vooral bezig zijn met ons werk en geen systeem wat ons heel veel tijd zou kosten om te implementeren.

Bewaken van projectbudgetten
Doordat er inmiddels al zo’n 8 jaar met Yoobi wordt gewerkt, heeft Wijbenga | Tromp de backbone volledig op orde. Alle medewerkers registeren hun uren op de projecten waar ze aan werken. Hierdoor is het in één oogopslag inzichtelijk wanneer een budget wordt overschreden. Dit helpt bij de aansturing en het bewaken van projectbudgetten.  

Bij een recent project bleek dat de werkelijke urenbesteding ruim over het budget ging. Doordat alles duidelijk was geregistreerd in Yoobi, konden wij een heldere analyse maken en de extra werkzaamheden onderbouwd bespreken met onze opdrachtgever. Hierdoor werd het aanvullende deel vlot goedgekeurd.

‍
Software als een middel, niet als doel
Het was voor Wijbenga | Tromp belangrijk dat de software toegankelijk was. Vanwege de omvang van het bureau was er geen teamlid beschikbaar om uren kwijt te zijn aan de implementatie van een softwarepakket. Het moest echt dienen als middel en niet als een doel wat een hoop extra werk mee zou brengen. Inmiddels werken alle teamleden met Yoobi.  

Iedereen registreert hun uren via de app of desktopapplicatie. Daarnaast zijn er verschillende rollen in Yoobi vastgelegd zoals projectmanager of beheerder. Hiermee heeft iedereen de rechten en het inzicht wat toepasselijk is voor hun functie.  

Simpel begonnen, door de jaren heen uitgebreid
Wijbenga Tromp is begonnen met urenregistratie en verlof in Yoobi. Door de jaren heen is er uitgebreid met diverse andere modules zoals Facturatie inclusief een boekhoudkoppeling met AccountView, CRM en Planning.  

‍In 2014 zijn we met enkel urenregistratie en verlof begonnen. Dit zorgde direct voor meer inzicht waardoor we zaken konden optimaliseren. Zo is overwerk nu inzichtelijk en gaan verlof aanvragen soepel.‍

‍
Wijbenga | Tromp factureert sinds enkele jaren ook met Yoobi. De flexibiliteit van het factureren spreekt enorm aan. Ze factureren naast fixed-price projecten ook op regiebasis, wanneer er meerwerk is, of wanneer er onvoorziene kosten zijn.  

Sturen op KPI’s
Omdat Wijbenga | Tromp groeit en graag nog beter wil sturen op belangrijke KPI’s, wordt er sinds oktober 2022 ook met de Inzichtmodule van Yoobi gewerkt.  
‍

Het gebruik van Yoobi is bij ons echt opgezet vanuit projecten. Met de data beschikbaar uit Yoobi zorgen we voor steeds meer inzichten. Zo wordt duidelijk welke uren directe projecturen zijn en welke niet. Dit is een belangrijke KPI voor ons.

Het gebruik van de Inzichtmodule staat nog in de kinderschoenen maar is veelbelovend voor Wijbenga | Tromp. Zo worden er inmiddels inzichtrapporten gegenereerd om te kijken wat de omzet per klantcategorie is en hoeveel declarabele uren er worden geregistreerd.  

Vlotte terugkoppeling bij vragen
Wijbenga Tromp maakt gebruik van de Premium Support module. Met deze optie zorgt ons supportteam er altijd voor dat je binnen 1 werkdag een antwoord krijgt op je vraag. We vroegen Albrecht naar zijn ervaringen met onze supportafdeling. Daar kregen we een kort en bondig antwoord op.  

‍Het contact met support verloopt soepel, er wordt vlot gereageerd en krijgen snel de juiste terugkoppeling.

Volledig systeem zorgt voor optimalisatie van A tot Z
Door de uitgebreide manier waarop Wijbenga | Tromp met onze software werkt zorgen wij voor een volledig geoptimaliseerd systeem van urenregistratie tot facturatie.  

‍
Yoobi is een heel stapsgewijs systeem, het begint met het registreren van uren, de administratie draagt zorg voor de juiste facturatie én houdt bij hoeveel uren er op projecten worden geboekt. De informatie die we daar uithalen zorgt ervoor dat we in de toekomst op basis van trefwoorden en filters nog maar inzichten verkrijgen om de bedrijfsvoering te verbeteren.

‍
Heb je nog tips voor architectenbureaus die op zoek zijn naar projectmanagement software?
‘Jazeker, gewoon mee beginnen! Begin simpel en kies voor een pakket waarmee je makkelijk en snel uit de voeten kunt. De wijze waarop wij met Yoobi werken is ideaal voor bureaus van onze omvang. Het is een toegankelijk systeem, prijstechnisch interessant en groeit vanzelf met je mee.‘

Meer weten?
Wil je weten hoe onze urenregistratie en projectmanagement software voor jouw architectenbureau het verschil maakt? Probeer het vrijblijvend uit of neem contact met ons op voor meer informatie.  

‍