Projecten managen gaat over budget, mensen, planning, uren, taken en meer. Dit alles houd je bij in de projectadministratie. Alle onderdelen samen zorgen voor een succesvolle afronding van het project. Ze moeten alleen wel goed georganiseerd en geregistreerd zijn. Automatiseer alles rondom je projecten en kies voor projectmanagementsoftware die past bij je bedrijf. Je bespaart tijd en blijft binnen budget. Met deze 4 tips automatiseer jij je projecten in en handomdraai.
1. Altijd op tijd en binnen budget
Maak gebruik van online projectmanagementsoftware en zie realtime al je gegevens rondom je lopende projecten. Voor meer overzicht deel je elk project op in kleine deelprojecten en deadlines. Of maak een splitsing in het budget. Door de actuele status weet je direct wat er speelt en of de planning verloopt zoals je had beoogd. Je ziet tijdig of je moet bijsturen en waar eventuele problemen ontstaan.
2. Duidelijke taken
Rollen en verantwoordelijkheden. Ze horen bij het projectteam én een goede afloop van het project. Wie doet wat, op welk moment, op welke manier en binnen welke tijd. Wijs taken toe aan medewerkers en stel deadlines in voor een compleet overzicht. In de planning zie je precies wie wanneer werkt en schakel je snel bij ziekte of uitval. Hoewel iedereen eigen taken heeft, gaat het samenwerken ook beter omdat er overzicht is. Door de juiste rollen zoals projectleider of projectmedewerker toe te kennen heeft iedereen de juiste rechten.
3. Betrokken klanten
Voorafgaand aan het uitvoeren van het project maak je duidelijke afspraken met de klant. Alle contactmomenten en notities voeg je toe aan het project en de relatie. Zo weet je precies wat er is besproken en wat de voorwaarden zijn. Heb je alles netjes ingericht en zijn de afspraken duidelijk? Dan zet je het projectteam aan de slag en houd je tussentijds de klant op de hoogte van de werkzaamheden.
4. Overzicht en tijdig bijsturen
Heb op elk moment overzicht van het project en stuur tijdig bij wanneer nodig. Als projectmanager heb je alle deadlines, taken en het budget bepaalt. Medewerkers weten waar ze aan toe zijn en voeren taken binnen de gestelde tijd uit. Je houdt alles nauwlettend in de gaten en breid je goed voor op de volgende stap. Zo volg je de prestaties van medewerkers en alle fases van het project op de voet. Hierbij maak je eenvoudig de keuze tussen een financieel of een urenbudget.
5. Leren van het verleden
Elk project is anders en toch zijn er overlappingen. Wellicht in de planning, capaciteit, expertises en het type werkzaamheden. Deze processen heb je eerder doorlopen in een ander project. Op basis van de ervaringen uit het verleden heb je de mogelijkheid om beter te plannen, op tijd bij te sturen en een goede forecasting te doen. Zie het als het opbouwen van een projectportfolio waar je de praktische en administratieve kant inzichtelijk hebt. Zo worden toekomstige projecten ook weer een succes. Met tal van handige rapporten beschik je over belangrijke data waarmee je stuurt op keiharde cijfers.
Meer weten?
Kies ook voor een geautomatiseerde projectadministratie en ervaar de voordelen. Al je gegevens op 1 plek en altijd actueel. Maak kennis met onze software en plan een demo.
.png){kind=small}
