Flexibel inspelen op de markt

We DoFinance ondersteunt en adviseert op het vlak van Finance & Control door het aannemen van tijdelijke opdrachten. Met het beschikbaar stellen van interimprofessionals spelen opdrachtgevers snel en flexibel in op veranderende omstandigheden. Roel Buitenwerf is eigenaar en directeur en onderstreept de meerwaarde van passende bedrijfssoftware voor de branche. Hij koos voor de modules Urenregistratie, Verlof- en Onkostenregistratie, Facturatie, Selfbilling en de uitbreiding Extern Accorderen, de Accountview koppeling en de Yoobi API.

Blik op automatisering

Het bedrijf is al bijna 20 jaar actief in de detachering en werving en selectie van interim professionals. Alle gewerkte uren komen op een factuur voor de opdrachtgever terecht. Met zo'n 50 á 60 opdrachten is de urenregistratie van groot belang. Voorheen werd er gewerkt met Excel en losse urenstaten die de opdrachtgever moest ondertekenen. Een proces wat meer tijd in beslag nam en gevoeliger is voor fouten. Met die gedachte ging Roel op zoek naar nieuwe bedrijfssoftware. Er werd een leveranciersselectie gedaan en door een eerdere aanbeveling kwam ook Yoobi op die lijst.

Snelle implementatie

Automatisering heeft een vlucht genomen in de afgelopen 20 jaar en je ziet steeds meer complete bedrijfssoftware op de markt. Roel:

Als ondernemer ontkom je er niet aan om je hierin te verdiepen. Je wilt dat alles zo soepel mogelijk verloopt en dat het systeem doet wat het moet doen.”

Er waren een aantal voorwaarden waar de software aan moest voldoen. Zo was het een eis dat Yoobi koppelt met de recruitmentsoftware van MySolution (Tangram), zodat de CRM-opdrachten ook in Yoobi terecht kwamen. Tijdens het proces is dit via de Yoobi API gerealiseerd toen een oude interface nieuw leven in werd geblazen en de koppeling weer naar behoren werkte.

Roel prijst de behulpzaamheid van de consultants die hebben geholpen met de implementatie. Naast de gebruikersvriendelijkheid van de software is dit een punt van waardering richting Yoobi. Als ondernemer met een volle agenda keek hij op tegen het overzetten van de data van het oude naar het nieuwe systeem:

De winkel blijft draaien en je wilt niet werken met verouderde data. Door het fijne samenwerken en het meedenken heb ik het implementatietraject als positief ervaren”.

Urenregistratie zoals het hoort

De Urenregistratiemodule was de primaire reden voor het aanschaffen van Yoobi. Het bedrijf wilde af van fysieke urenstaten en alles digitaliseren. Door de automatisering verloopt het proces niet alleen sneller, de opdrachtgever en interim professional weten direct waar ze aan toezijn. De professionals registreren eenvoudig hun uren en eventuele zakelijke kilometers op het project via de desktop of smartphone. De Yoobi App is daarom ook een veelgebruikte methode voor het registreren van gewerkte uren. Wanneer de uren zijn ingevuld, wordt de urenstaat door de professional zelf gesloten. De klant beoordeelt deze eenvoudig en na goedkeuring kan We Do Finance met 1 druk op de knop de factuur maken. Met behulp van Yoobi gaat het bedrijf sneller van urenregistratie naar facturatie waarbij de juistheid en volledigheid ook nog eens makkelijker vast te stellen is.

Goed om te weten is dat We Do Finance gebruikt maakt van een uitbreiding op de module Urenregistratie, namelijk Extern Accorderen. Hiermee keurt de opdrachtgever de geregistreerde met 1 druk op de knop goed.

Verlofregistratie voor vaste medewerkers

Bij We Do Finance wordt er naast een grote flexibele schil gewerkt met een team van professionals in vaste dienst. Samen met het kantoorteam registreert deze groep verlof via de Verlofmodule van Yoobi. Hier is dezelfde ervaring van toepassing; het aanvragen en goedkeuren van verlof gebeurt in een handomdraai en het verlofsaldo is te allen tijde inzichtelijk. De ingehuurde professionals registreren uiteraard geen verlof in dit systeem.

Selfbilling en boekhoudkoppeling

Bedrijven die veel werken met ingehuurde professionals hebben baat bij de module Selfbilling. Hiermee heb je controle over de tijdigheid, uniformiteit en kwaliteit van de inkomende facturen. Wanneer de factuur voor de klant wordt gemaakt en verstuurd, genereert Yoobi automatisch een factuur voor de betreffende freelancer. Dit reverse billing proces scheelt de freelancer en We Do Finance veel tijd en door de ingehuurde professionals wordt daarom ook positief gereageerd op deze nieuwe werkwijze.

Daarnaast maakt het bedrijf gebruik van de financiële bedrijfssoftware van AccountView. Door te kiezen voor de boekhoudkoppeling met dit pakket is het plaatje compleet. Roel heeft in samenwerking met Yoobi gezocht naar een snelle koppeling die ervoor zorgt dat de gegevens in beide systemen terecht komt. Zowel de verkoopfacturen alsook de inkoopfacturen (selfbilling) komen via de koppeling direct op de juiste grootboekrekening van de financiële administratie terecht.

Tevreden klant

Alle reguliere zaken verlopen naar behoren en Roel is tevreden met de samenwerking:

Het supportteam van Yoobi is benaderbaaren behulpzaam bij vragen. Er wordt meegedacht en bijna voor alles is eenoplossing. Eventuele wensen worden samen besproken en beoordeeld.”

Zelf wil hij de Inzichtmodule nog onderzoeken om te kijken of dit van meerwaarde is voorzijn bedrijf voor wat betreft planning en forecast.

Op dit moment genereren we dergelijke inzichten nog met behulp van Excel maar wellicht is hier nog een slag te maken”.

‍